El proceso contable es esencial para todos los negocios, pues de él depende el correcto funcionamiento de la empresa, y ésta es la razón por la que es recomendable utilizar un sistema ERP que te permita abarcar más tareas en menos tiempo.

De hecho, más allá de que el sistema de gestión te facilite el trabajo al ayudarte a hacer un seguimiento de los ingresos, gastos y pagos de impuestos, el principal atributo con el que pueden contar es que te proporcionan datos financieros precisos y relevantes para que puedas tomar decisiones informadas y precisas, en pro del crecimiento de tu empresa.

Precisión en la contabilidad

La mayor cualidad de un sistema de gestión es la precisión que puede brindar a las finanzas de tu negocio. Para que valga la pena el tiempo y la inversión, el sistema de contabilidad debe mantener todo los saldos precisos y actualizados en cada una de las cuentas del negocio.

Si bien pueden ocurrir algunas discrepancias o errores, un buen sistema de gestión te debe de brindar las herramientas necesarias para poder solucionar el problema fácilmente, por ejemplo, brindando soporte para cualquier inconveniente u ofreciendo una página especialmente orientada a brindar ayuda a cada pregunta que tenga el consumidor o usuario.

Facturación fácil

Si bien hay muchos sistemas de gestión que te ofrecen un sinfín de funciones y herramientas, debes fijarte en las que son relevantes para tu empresa, para aprovechar al máximo el programa que estás pagando.

Lo mejor es que busques un programa que se adecue a tus necesidades primordiales y que tenga una interfaz amigable que te ahorre tiempo y dinero. Es por eso que la cualidad, que siempre debe de estar presente en un sistema de gestión, es la creación de facturas de manera rápida y eficaz, pues toda empresa legalmente constituida en México debe cumplir con las normas del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Debido a esto, la facturación es el pan de cada día de todos los emprendedores que venden productos o servicios y hacen pagos a proveedores. El sistema de contabilidad en línea adecuado te permitirá ahorrar tiempo para enfocarte en otras cosas importantes de tu negocio.

Escalabilidad

La escalabilidad en un sistema gestión se refiere a la la capacidad de escalar de las funciones más esenciales a las más especializadas, dependiendo las exigencias que las empresas adoptan conforme van creciendo.

Esta es una cualidad distintiva, en comparación con otros programas, pues aunque muchos están enfocados en las pequeñas y medianas empresas (PyMEs), es un gran plus que cuenten con un abanico de funcionalidades. Algunas de ellas son incluir mayor capacidad de usuarios, mayor volumen de datos, herramientas más robustas, incluso que el software pueda administrarse desde distintas partes y en todo momento.

Es importante destacar que desde el plan más básico puedes generar y timbrar, controlar los ingresos y egresos, hacer la conciliación bancaria y crear reportes y tener de 1 hasta 5 usuarios en la plataforma. Pero, si tu empresa requiere en algún momento de más usuarios, puedes incrementar hasta 20 usuarios con el plan Plan Enterprise

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Crea y guarda listas de proveedores

Esta cualidad de un sistema de gestión es muy relevante, en especial si ya cuentas con una clientela importante. Imagínate ingresar manualmente cada uno de los datos de tus proveedores cada una de las veces que requieras una factura nueva, sería un proceso repetitivo y una gran pérdida de tiempo.

Esta funcionalidad busca resolver ese problema, pues con la creación de una lista de proveedores podrás generar una factura automáticamente solo seleccionando el nombre del proveedor. Una vez que lo hagas, dado que sus datos ya estarán guardados para cuando los necesites, la plataforma llena esa información, lo que minimiza en gran medida los errores que pueden existir al escribir mal algún dato.

Informes detallados

Los buenos sistemas de administración deben incluir la capacidad de crear informes detallados, robustos y personalizados de cada una de las áreas financieras de la empresa. Esto, para que siempre estés informado del funcionamiento del negocio y tomes las mejores decisiones con la confianza de que conoces los números en tiempo real.

Concilia tus cuentas rápidamente

Otro de los procesos de la contabilidad que llevan mucho tiempo es la conciliación de cuentas. Aunque en algunos negocios todavía se acostumbra que el contador hiciera esta tarea a mano y una vez al mes, lo mejor es actualizarse y conseguir un software que lo haga por nosotros.

Un estudio realizado por el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) sobre el emprendimiento en México, arrojó que el 28 por ciento de las empresas que inician operaciones siguen haciendo cálculos con lápiz y papel, lo que pone en una gran desventaja a estas compañías, en comparación con empresas que realizan otro tipo de trabajos contables.

De esta manera, además de actualizarse en términos de conciliación de cuentas, podrás tener una mejor competitividad y, por ende, mayores posibilidades de alcanzar el éxito. 

Accesos más rápidos 

En la actualidad, ser emprendedor o dueño de una empresa significa mucho más que estar atrás de un escritorio. Ahora, gracias a la conectividad puedes hacer cotizaciones y pedidos a tus proveedores desde donde estés, siempre que tengas conexión a internet.

Los sistemas de gestión entienden este nuevo rol tecnológico y, a comparación de algunos softwares que te piden instalar su programa para uso exclusivo en 1 equipo, otros permiten administrar tu información desde cualquier dispositivo.

En la nube, todo está al alcance 

Un buen sistema de gestión te permite acceder a guardar toda tu información con el mismo sistema que utilizan los bancos para guardar tu dinero.

Seguir guardando los archivos en tu computadora o dispositivo ya es cosa del pasado, ya que esta información puede perderse o dañarse. Si utilizas un sistema administrativo en la nube, no tendrás que preocuparte de la pérdida o el robo de tus datos. Fíjate que tu sistema contable en línea sea de confianza, para que tengas la seguridad de que estás dejando tu información en buenas manos.

Un asesor cada que lo necesites

Cuando contratamos un sistema contable en línea no solo queremos tener una herramienta profesional. La necesidad de un buen servicio al cliente es innegable.

Por eso, es importante que verifiques que, si necesitas ayuda, alguien pueda atender tu llamada, contestar a un chat, o que tengas al alcance tutoriales que te permitan resolver dudas al momento.

Planes a tu medida

Algunos sistemas contables tienen un precio de adquisición muy elevado, o sus planes de renta mensual o anual resultan muy costosos, especialmente si solo ocupas pocas funciones.

Por eso te recomendamos que consideres contratar un sistema administrativo que tenga distintos planes para que escojas el que más se acomode a las necesidades de tu empresa, y así no tengas que pagar de más.

En ManagementPro ERP no solo tienes todas las características antes enumeradas; además, podrás escoger entre tres planes dependiendo del tamaño de tu empresa. Si quieres contratar alguno de los planes, puedes entrar en el siguiente link.