Al igual que el sistema nervioso, el software ERP entrega datos críticos de una variedad de fuentes a un centro donde se analiza la información. Nadie piensa dos veces sobre el sistema nervioso cuando funciona correctamente, pero si comienza a descomponerse, tiene toda nuestra atención. Del mismo modo, cuando una implementación de ERP falla, capta nuestra atención, ya que puede afectar negativamente la cadena de suministro de la organización y otras funciones comerciales críticas.

Muchas organizaciones grandes han tenido problemas para implementar el software ERP.

Para garantizar que conozca los posibles riesgos de implementar su solución ERP, hemos descrito cinco errores que debe  evitar:

Error # 1: comprar un sistema innecesario

Las organizaciones a menudo se encuentran insatisfechas con sus actuales sistemas financieros, de gestión de la cadena de suministro o de gestión de recursos humanos y deciden que una solución ERP completamente nueva es la respuesta a su insatisfacción. Si bien un nuevo sistema está garantizado en muchos casos, hay casos en los que un refinamiento del sistema existente podría ser lo que realmente se necesita.

Todos estamos familiarizados con la idea de que a veces nuestros ojos son demasiado grandes para nuestro estómago. Lo mismo puede aplicarse a la decisión de implementar un nuevo sistema ERP. Enamorarse de demostraciones en vivo, argumentos de venta y los éxitos percibidos de otras organizaciones pueden llevarlo a la conclusión de que un nuevo sistema es la respuesta a todos sus problemas.

Antes de implementar un nuevo sistema, recomendamos establecer un grupo de trabajo para determinar si es necesario un nuevo sistema. También puede valer la pena contratar a una empresa de consultoría independiente, para que le dé una opinión imparcial sobre si un nuevo sistema es la mejor opción para las necesidades de su organización.

Error # 2: malentendido exitoso

Las empresas que han decidido seguir adelante con una implementación de ERP a menudo quedan hipnotizadas por las características del software. Esto puede ocurrir cuando el equipo del proyecto no identifica adecuadamente las necesidades centrales de la organización. Además, el alcance del proyecto puede no estar bien definido y los requisitos financieros pueden no estar claros.

Al planificar la implementación, su organización debe tener objetivos claramente definidos. Además, debe definir indicadores clave de rendimiento, así como un presupuesto y un cronograma del proyecto. Esto asegurará que haya consenso sobre cómo se ve el éxito.

Error # 3: planificación inadecuada

El hecho de que se haya creado un plan de proyecto ERP no significa que sea efectivo. Muchas implementaciones de ERP han quedado encalladas debido a una planificación insuficiente. La persona responsable de la planificación estaba mal equipada para manejar esa responsabilidad. La mala planificación a menudo implica plazos demasiado optimistas, así como la falta de reingeniería de procesos comerciales y gestión del cambio organizacional.

Al prepararse para una implementación de ERP, su organización debe incorporar una planificación estratégica de alto nivel, así como una planificación meticulosa en el nivel detallado. Todas las fases de planificación deben considerar cada departamento afectado y cada grupo de empleados. Además, debe desarrollar un plan de contingencia en previsión de posibles problemas.

Error # 4: recursos inadecuados

Asignar personal crítico a su proyecto ERP sin una planificación cuidadosa puede ser una receta para el desastre. Las posiciones pueden ser difíciles de llenar adecuadamente, lo que significa que los recursos solo pueden tener una participación de medio tiempo en el proyecto. El resultado es una falta de enfoque y compromiso que conduce a una migración de datos inadecuada y una incapacidad para mantener los plazos.

La asignación adecuada de recursos es vital, y su organización debe comprender el compromiso interno necesario para garantizar el éxito. Crear un equipo de proyecto sólido reducirá las posibilidades de que falle el ERP.

Error # 5: sobre-personalización

La creciente dependencia de los extensos sistemas ERP y el creciente número de módulos de terceros ha llevado a una mayor personalización del software. La personalización puede crear sistemas extremadamente complejos y ampliar el alcance de su proyecto. Esto no quiere decir que se deba evitar toda la personalización, pero recomendamos minimizarla.

Su organización debe construir un gobierno de proyecto sólido para garantizar que la personalización no se salga de control. Depender de gerentes de proyecto capaces ayudará a controlar el desplazamiento del alcance y reducirá la posibilidad de sobrecostos.

Evitar la falla de ERP

Invertir en la planificación de implementación de ERP y garantizar la alineación organizacional lo ayudará a evitar la falla de ERP. Los consultores de ERP ManagementPro pueden ayudarlo a desarrollar un plan de implementación que tenga en cuenta todas las actividades críticas del proyecto y mitigue los riesgos comunes del proyecto.