Sea que estés iniciando un negocio, o te encuentres al frente de una empresa bien posicionada, el control de los gastos es una función vital.
Paradójicamente, este factor de gran importancia para el éxito de las empresas es, a la vez, una de las dificultades más relevantes que enfrentan la mayoría de las pymes.
La falta de control de gastos y facturas es una de las principales causas de cierre de los negocios en México, de acuerdo con el Instituto Nacional del Emprendedor (INADEM).
Es por eso que te invitamos a continuar leyendo para profundizar en el tema de las herramientas y estrategias para el control de los gastos de una empresa. ¡Allá vamos!
¿Control de gastos?
Más que una simple práctica de registros contables y cumplimiento fiscal, el control y gestión de los gastos empresariales te permite valorar resultados, encontrar aspectos mejorables y tomar decisiones para maximizar los beneficios en tu negocio.
Podemos definir el control de gastos como una estrategia financiera y operacional que consiste en identificar, hacer seguimiento y reducir costes y otras erogaciones, buscando un mejor beneficio, sustentabilidad y competitividad. De esta manera, puedes comparar los resultados reales con los objetivos o cifras proyectadas. Si los primeros están fuera de las expectativas, la dirección tendrá el insumo para tomar las medidas necesarias.
Importancia del seguimiento
Para una adecuada gestión de gastos en una empresa, se debe reconocer, registrar y hacer seguimiento a todo tipo de operación relacionada con compras (suministros), gastos (nómina, servicios, impuestos, intereses por deudas), costos del proceso productivo y cualquier erogación o egreso que sustente la operatividad del negocio.
Un factor clave en la gestión es disponer de las herramientas y el sistema necesario para vincular un gasto con su origen, en cada una de las fases del giro del negocio, algo que se conoce como “trazabilidad”.
En efecto, la trazabilidad hace posible atribuir un gasto a una función esencial, como operaciones, ventas, marketing y contabilidad; o de ser el caso, a un departamento, centro de costos o empleado en específico.
Resumiendo, el registro, trazabilidad y control de gastos facilitan la toma de decisiones para maximizar los beneficios.
Implementar el control de gastos
De manera muy similar a los sistemas de inventarios, el control de gastos se puede implementar de dos formas:
- Periódico: con el apoyo de libros en físico u hojas de cálculo en Excel, normalmente asociado a una gestión manual para negocios pequeños que apenas comienzan.
- Continuo: mediante el uso de aplicaciones, software de contabilidad y herramientas en la nube, utilizado por negocios con perspectivas de crecimiento.
Los negocios tienen a su disposición 3 tipos de herramientas para el control de los gastos
Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo son una herramienta sencilla para el control de sus ingresos y gastos.
De manera similar a los tradicionales libros contables, los registros se llevan mediante columnas con información, como fecha, categoría, descripción, cantidad física y monto.
Algunas opciones avanzadas, como Macros de Excel, permiten automatizar ciertos registros y operaciones numéricas.
Sin embargo, en la medida en que el negocio crece y los gastos se multiplican y diversifican, querrás migrar a una herramienta más sofisticada y que ocupe menos tiempo.
Aplicaciones
La mayoría de los programas y aplicaciones contables son básicamente hojas de cálculo un poco más avanzadas y con funciones automatizadas, de manera que el usuario se limita a cargar información.
La mayoría permite generar reportes y la oferta de algunos proveedores incluye cierta personalización.
Resultan ideales para negocios pequeños que no quieren complicarse con Macros de Excel o Visual Basic for Application. Las apps de Google Mi Negocio y Control de Gastos, disponibles en Play Store, son buenos ejemplos.
Control de gastos mediante plataformas ERP
Las plataformas de planificación de recursos empresariales o sistemas ERP son soluciones avanzadas de gestión empresarial integral que permiten controlar gastos y maximizar beneficios.
Los ERP integran no solo la contabilidad, sino otras funciones medulares de la gestión empresarial como operaciones, inventarios, ventas, cobranza, compras, finanzas y facturación; de manera que consolidan varios centros de información del negocio.
Las ofertas del mercado son altamente adaptables a cada tipo de empresa, automatizan procesos, llevan la trazabilidad a otro nivel y generan múltiples informes en tiempo real; pueden ser contratados por cualquier tipo de negocio con potencial de crecimiento.
