Si está planeando realizar una gestión de procesos de negocios o una reingeniería de procesos de negocios, existen varios obstáculos que debe evitar en el camino. Hoy, compartimos las principales razones por las que puede ocurrir una falla en la administración de procesos comerciales y cómo puede evitar estos pasos en falso.
Antes de comenzar la selección de ERP en un negocio, es importante realizar la gestión de procesos comerciales. Esto le ayudará a mapear sus procesos y determinar sus requisitos de ERP. También le ayudará a mejorar y estandarizar sus procesos. Sin embargo, muchas iniciativas de gestión de procesos comerciales relacionadas con las implementaciones de ERP no generan beneficios comerciales medibles.
1. No centrarse en la estandarización
Un sistema ERP puede proporcionar visibilidad de los procesos comerciales centrales de su empresa, pero no puede cumplir con esta expectativa cuando sus procesos están dispersos e incoherentes.
Si su empresa se extiende por varias ubicaciones, es natural que exista algún grado de variación. Por ejemplo, diferentes ubicaciones pueden tener procesos de envío ligeramente diferentes. Sin embargo, es importante estandarizar siempre que sea posible. Esto ayuda a garantizar un flujo de trabajo fluido en toda su empresa y mejora la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo.
Al determinar si estandarizar un proceso en particular, es útil considerar el “por qué” detrás del proceso. ¿Se hace de esta manera porque siempre se ha hecho de esta manera, o hay una razón comercial convincente?
2. Automatización de procesos ineficientes
Si bien el software ERP le permite a su organización automatizar algunas de sus tareas más manuales y que requieren más tiempo, esta tecnología se vuelve ineficaz si la usa para automatizar procesos comerciales que son ineficientes.
Muchas empresas se apresuran a realizar la gestión de procesos comerciales, ansiosas por comenzar la implementación. Ellos mapean su estado actual, determinan sus requisitos de ERP y luego entregan estos requisitos al proveedor de ERP.
Lamentablemente, este enfoque puede ser un error costoso y agotador de recursos. Terminará necesitando mejorar sus procesos después de la implementación, cuando será mucho más complejo y costoso.
Recomendamos tomarse el tiempo para mejorar sus procesos anticipadamente para que los proveedores sepan qué funcionalidad necesita realmente. La mejora de procesos es una conversación separada de la estandarización de procesos, pero es igualmente importante hacerlo temprano.
3. Falta de participación de los empleados
¿Su equipo de proyecto ERP está operando en un silo? Si está avanzando sin solicitar la participación y el aporte de sus empleados, podría pasar por alto más de unas pocas ineficiencias.
Sus empleados son los más calificados para hablar sobre qué procesos comerciales están funcionando y cuáles no. Por eso es importante involucrar a los empleados de todos los departamentos en el mapeo de procesos. Tienen un conocimiento práctico de los puntos débiles que existen actualmente y pueden ofrecer información valiosa sobre cómo deben abordarse estos puntos débiles.
4. Falta de participación ejecutiva
La aceptación y el apoyo de los ejecutivos es tan importante como la participación de los empleados. Si su C-suite no está involucrada en los esfuerzos de mejora de procesos, se hará evidente después de la puesta en funcionamiento cuando descubra que el sistema no es compatible con los objetivos comerciales generales.
La participación ejecutiva significa que el C-suite está asignando suficiente presupuesto y recursos a la gestión de procesos comerciales porque sus ejecutivos apoyan la visión del proyecto. También significa que el C-suite está disponible para reuniones ad hoc cuando llega el momento de tomar decisiones importantes sobre el proceso.
5. Falta de gestión del cambio organizativo
Por supuesto, cada vez que cambia un proceso comercial, abre su empresa al disenso y la confusión. Este es especialmente el caso si modifica o elimina completamente los procesos de negocio “probados y verdaderos”.
Aquí es donde la gestión eficaz del cambio organizacional es imprescindible. Simplemente arrojar los nuevos procesos a la pared y esperar que se mantengan seguramente amplificará las frustraciones que se están gestando.
En cambio, la comunicación debe provenir de arriba y debe comenzar lo antes posible. Los líderes deben estar equipados para comunicar claramente los cambios anticipados a los empleados, compartiendo detalles clave que incluyen:
- Por qué la empresa está cambiando
- Por qué el cambio está sucediendo ahora
- Exactamente qué procesos cambiarán
- Que permanecerá igual
- Los riesgos incurridos si la empresa no acepta el cambio
Cuando esta información se comparte libremente, puede ayudar a aliviar las preocupaciones de los empleados y preparar el escenario para una alta tasa de adopción por parte de los usuarios una vez que la solución ERP entre en funcionamiento.
