Son muchas las tácticas que puedes implementar para el control de gastos de una empresa, independientemente del tamaño o giro. Finalizamos nuestra entrega presentando algunas de ellas.
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Preparar presupuestos
La mejor manera de implementar tanto la gestión de costos como los procedimientos de control es creando un presupuesto con base en registros pasados y perspectivas futuras.
Cuando los históricos no se ajustan, las empresas optan por elaborar “presupuestos de base cero”, táctica que permite analizar y justificar cada gasto operativo antes de ser incluido o considerado para el presupuesto.
Ahora bien, elaborar el presupuesto y dejarlo de lado no sirve de nada. Será necesario monitorear el avance e implementar las acciones o correctivos necesarios para ceñirse a él.
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Definir indicadores clave de desempeño y productividad
Otra estrategia de control de gastos que se complementa con los presupuestos es el diseño e implementación de indicadores.
Estos KPI son métricas predeterminadas que el equipo establece para contabilizar las entradas y salidas de un proceso, buscando aumentar la eficiencia.
Un indicador de desempeño puede ser tan simple como:
- Gasto del personal de ventas por semana
- Ingreso por vendedor al mes
- Tasa de producción diaria, semanal
- Beneficio anual por línea productiva
En la medida en que se aumenta la salida, manteniendo o disminuyendo las entradas, el proceso será más productivo y por ende se tendrá un mejor control de gastos.
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Implementar el “tracking” o seguimiento de los gastos
Como hemos mencionado antes, un aspecto crucial del control de gastos es su seguimiento y documentación. Esta es la única forma de detectar variaciones y corregirlas en el corto plazo.
Cuando realizas un seguimiento de los gastos en tiempo real, es posible detectar desviaciones al presupuesto o los indicadores, realizando los cambios necesarios. Sin duda, es algo que se puede alcanzar con soluciones avanzadas como los sistemas ERP.
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Alianzas con proveedores o contratistas
Una buena relación con un contratista o proveedor puede simplificar mucho el control de los gastos directos.
Antes de considerar un contrato importante con un proveedor, asegúrate de que los precios sean revisables de forma periódica y no estipules contrataciones a largo plazo.
Fuera de ello, una buena gestión de proveedores y contratistas puede facilitar la renegociación de contratos de ser necesario y un vínculo sólido permite incluso informar o canalizar posibles incrementos en precios con anticipación.
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Controlar los inventarios
Inventario es capital invertido que puede traducirse en costos; los niveles de stock y rotación de inventarios juegan un papel preponderante en las ganancias.
Los inventarios excesivos y falta de control representan un alto riesgo de pérdidas por obsolescencia, caducidad y robo hormiga. Por otra parte, un bajo nivel de inventarios o faltantes pueden paralizar las operaciones o limitar las ventas.
Como vemos, la gestión óptima del inventario es una línea muy delgada y la adecuada aplicación de técnicas y métodos para el control de inventarios redunda en una buena gestión de gastos.
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Uso de herramientas automatizadas
Otro secreto para un control de gastos efectivo es el uso de herramientas para administrar datos, realizar un seguimiento de recursos, crear informes y ajustar el presupuesto en tiempo real.
Tal vez consideras que tienes todo controlado en hojas de cálculo, pero cuando el negocio crece y el registro, conteo y seguimiento se complica, es posible que los datos ya hayan cambiado y no se puedan documentar todas las desviaciones de manera oportuna.
En su lugar, utilizar soluciones automatizadas propicia el acceso a toda la información que necesita en tiempo real y con ello realizar los ajustes e informes necesarios.
Conclusiones
Prestarle la debida importancia al control de gastos, y utilizar las herramientas que te permitan realizar un seguimiento de tus egresos de forma precisa, te permitirá maximizar tus ganancias.
Como es un proceso basado en el registro, compilación y análisis de datos, las soluciones automatizadas de software o plataformas ERP te darán una enorme ventaja en tan importante tarea.
Además, la elección de un ERP te permitirá llevar tu control de gastos desde cualquier lugar, con la seguridad de que la protección y confidencialidad en internet es mucho más efectiva que un software instalado en un equipo de cómputo.
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