“Saber almacenar y gestionar existencias, utilizar todo aquello que funciona dentro de un almacén, sincronizarlo y hacerlo de forma rentable es algo realmente complicado a lo que todavía no se le otorga la importancia que tiene.”

6.- No tirar nada.

Una gestión deficiente o la inexistencia de la gestión de las obsolescencias puede tener consecuencias de diversa índole. Todos los productos del mercado tienen un valor que varía con el tiempo. A veces el factor tiempo aumenta el valor y otras no. Si una referencia ubicada en un almacén no puede venderse y darnos una rentabilidad aceptable, esa referencia, por muy bueno que sea su estado, deja de ser un bien de consumo y por tanto es basura o chatarra. No importa que esa basura esté perfectamente flejada, empaquetada y ubicada sobre un larguero de color naranja.

Si tenemos suerte podemos lograr que el proveedor acepte abonarnos la mercancía obsoleta, pero entonces tendremos que valorar el coste del abono, es decir, si para que ese proveedor nos abone tres, tenemos que gastarnos siete.

La gestión de la obsolescencia no tiene una única solución porque es un problema unido intrínsecamente a la razón de la existencia de un almacén. Debemos trabajar varios frentes, negociar la política de abonos con los proveedores, los tamaños de sus lotes, sus plazos de entrega, estimular a los clientes con promociones, etc. y sobre todo ajustar al máximo posible, con ayuda tecnológica, la previsión de la demanda.

 

7.- Permitir faltantes.

Que es sino admitir la gestión de las existencias de faltas en diferido. Los negativos surgen cuando el flujo de información no está bien sincronizado con el flujo físico de mercancías. Entonces dejamos la puerta abierta a problemas como la falta de control de existencias, niveles de inventario que nunca cuadran, sobrecostes de todo tipo, descontrol de las operaciones, etc.

Un buen sistema ERP ayuda a eliminar de raíz este problema en la gestión del almacén tan común. Dado que es el sistema el que controla cuándo comienza una acción y cuándo termina, es el sistema el que sugiere la próxima acción, indica de dónde coger y dónde depositar la mercancía, controla las entradas y las salidas, etc., es el sistema el que garantiza que el flujo de información se inicie y finalice al mismo tiempo que el de mercancías.

 

8.- No llevar un registro físico

Son muchas las empresas, con mucha frecuencia PYMES, pero no en exclusiva, que se rigen a golpe de costumbre o tradición no escrita. Los problemas intrínsecos a la tradición oral son varios, entre ellos, su gran variabilidad ya que depende de la opinión y no de criterios o métodos establecidos y unificados. Otro inconveniente es su incapacidad de conservar el conocimiento adquirido para futuras ocasiones.

El resultado es un desconocimiento cierto de las reglas del juego, lo que desemboca en improductivas discusiones sobre cómo actuar frente al mismo hecho, órdenes contradictorias, descontento general e individualismo, es decir, tantas formas de realizar un trabajo como personas lo realizan. Un problema directamente proporcional en tamaño, al número de operarios de almacén. La empresa se ve incapaz de mantener y ofrecer un nivel de servicio y calidad, constante y adecuado a cada cliente.

La solución pasa por la elaboración de los procedimientos por escrito. Los procedimientos, al igual que la empresa, son documentos vivos, es decir, que evolucionan con la empresa mientras ésta subsista. No por estar escritos deben ser estáticos e inamovibles. Se conserva lo que funciona y se perfecciona lo que no, pero siempre, partiendo de una base preestablecida y a la que todo el mundo puede acudir en cualquier momento.

 

9.- Ajustes sin justificar.

Más que una mala práctica en la gestión del almacén es casi ya una costumbre establecida en aquellos almacenes que aún se manejan sin sistema ERP. Ante la imposibilidad de encontrar la causa de un descuadre y a fuerza de soportar durante años, los responsables de este tipo de almacenes regularizan el stock sin investigación, ni justificación alguna.

Al carecer de sistema ERP, si algo desaparece se ajusta en la hoja de cálculo de turno, si vuelve a reaparecer se adopta la misma técnica y así las veces que sea necesario. La frecuencia del hecho y la escasez de medios para evitarlo o investigar la causa, unido a que el origen de este problema es multicausal, hacen que en apariencia resulte mucho más rápido ajustar el stock constantemente que investigar cada caso, con intención de evitar el problema. Un problema que en demasiadas ocasiones es detectado o sufrido por el cliente cuando recibe algo que se parece pero que no es lo que solicita o directamente no recibe parte o partes de su pedido.

Como nadie mide el tiempo que el almacén despilfarra en algo que simplemente no debería suceder, se estima que es una cuestión de gajes de la instalación y se establece y soporta como una constante.

Un software específico como El sistema ERP de ManagementPro mitiga el problema hasta reducirlo a niveles insignificantes, ya que ataca directamente a su raíz. El ERP dispone de varias formas de detectar un descuadre, pero lo más importante es que lo hace en tiempo real, por lo que evita que el problema repercuta en nuestros clientes.

 

10.- No usar los módulos 

Lo curioso es que los módulos están en el ERP, pero no se les da utilidad y es un problema que afecta a toda la instalación.

Determinar qué módulos son los adecuados para tu tipo de gestión y utilizarlos correctamente. Gracias a su uso serás capaz de establecer criterios objetivos de valoración para cualquier desempeño en cualquier procedimiento, podemos establecer una media de funcionamiento y marcar objetivos claros, medibles y alcanzables.  

Conclusiones

¿Sabemos exactamente cuánto dinero nos cuestan los malos hábitos en el almacén?, ¿Y la pérdida de prestigio e imagen empresarial? ¿Cuánto valor perdemos?

Si la misión fundamental de un almacén es organizar, administrar y mantener sus existencias satisfaciendo las necesidades de los clientes en el momento preciso en que los clientes lo demandan, todo aquello que dificulte el cumplimiento de esa misión es una mala praxis. Malas prácticas que no por no ser adecuadas, dejan de ser habituales y recurrentes. Malos hábitos que pueden establecerse definitivamente y llegar a velarse ante nuestros ojos si no dedicamos tiempo, recursos e inversión a detectarlos y resolverlos.

Saber almacenar y gestionar existencias, utilizar todo aquello que funciona dentro de un almacén, sincronizarlo y hacerlo de forma rentable es algo realmente complicado a lo que todavía no se le otorga la importancia que tiene. Las discrepancias en todos los puntos de la cadena logística pueden perpetuarse y desaparecer como tales ante nuestros ojos, con lo que nunca llegan a resolverse y corremos el riesgo de que se establezcan para siempre.

Los efectos no deseables de las malas prácticas en la gestión del almacén, sobre todo si nunca dejan de repetirse, siempre son la pérdida de ventas o el estancamiento del volumen de negocio, una muerte tan lenta y agónica como inevitable.

En nuestra mano está siempre cambiar el curso de los acontecimientos e iniciar el camino de la mejora continua. Una salvaguarda infalible y rentable si se realiza correctamente, te compartimos por tiempo limitado nuestro DEMO GRATIS