La adquisición e implementación de un ERP suele ser un proceso que requiere tiempo en una empresa, es por esta razón que es muy importante tener en cuenta los objetivos comerciales y metas de tu negocio para implementar el software en tiempo y forma. En este artículo te compartimos paso a paso lo que debes considerar al momento de adquirir e implementar un ERP.
¿Cuánto tiempo lleva implementar un software ERP?
Antes de iniciar con esta guía paso a paso es muy importante que tengas en consideración cuánto tiempo tardarás en tomar la decisión de que ERP debes adquirir de acuerdo a los procesos y las necesidades de tu empresa, a esto deberás sumarle el tiempo que te tomará implementarlo para tener el funcionamiento del Software adecuado y por último la entrada en productivo del mismo.
La adquisición de un ERP es un proceso gradual en el que:
Paso 1: Identifica tus necesidades.
Primero como empresa necesitas identificar la necesidad de adquirir un ERP. Debes hacer una lista de tus procesos que son un dolor de cabeza y que necesitan mayor control.
Paso 2: Evalúa tus opciones
Posteriormente debes evaluar tus opciones de mercado, seleccionar el proveedor y el sistema adecuado para tu negocio, adquirirlo y posteriormente implementarlo.
Paso 3: Toma la decisión
Es decir, el tiempo que te tomará antes de invertir en un software administrativo. Esto normalmente es un proceso que toma aproximadamente 2 a 4 meses. En lo que evalúas los pro y los contras de cada software que tienes como opción, cuál es el que mejor se adapta a la configuración de tus procesos operativos, y que te pueda brindar seguridad y soporte al momento de adquirirlo.
Una vez identificado tu ERP ideal será momento de prepararte para el cambio desde ahora y tomar una decisión, no esperar otra crisis como la que estamos viviendo a nivel global para valorar la importancia de un ERP.
Paso 4. Implementar
Por otro lado está el tiempo que tomará la implementación de tu ERP, este tiempo varía dependiendo de la configuración que necesite tu negocio y qué áreas son las que tendrán un papel importante con el funcionamiento del ERP. El tiempo de implementación puede variar de 1 o hasta 6 meses dependiendo del tamaño de tu empresa.
Es por esta misma razón que es sumamente importante seleccionar el ERP adecuado para tu negocio antes de llegar a la etapa de implementación.
Fases para una implementación exitosa de un ERP
Una vez te has decidido por un ERP adecuado para tu negocio y haber realizado su adquisición, empieza la segunda etapa más importante que es la implementación del software para el correcto funcionamiento con tu empresa.
Te compartimos estos puntos que debes de considerar durante la implementación.
1) Organización – Planificación del Proyecto
Esta etapa tendrá como objetivo determinar los recursos del proyecto, tanto técnicos como humanos, de igual manera deberá definirse los acuerdos de planificación de proyecto en cuanto a tiempos y horarios de trabajo. El equipo de trabajo deberá quedar definido claramente, con los roles y responsabilidades específicos de cada uno .
Es necesario dejar instalado el software para garantizar desde un principio su correcto funcionamiento en el ambiente propio de la empresa.
Ejemplo de organización de roles:
- Sponsor | Dedicación al proyecto Eventual | Provisto por la organización
- Líder del proyecto | Dedicación al proyecto Part Time | Provisto por la organización
- Usuarios clave | Dedicación al proyecto Part Time| Provisto por la organización
- Consultor del ERP | Dedicación al proyecto Full Time| | Provisto por la empresa proveedora del ERP.
2) Modelamiento – Entendimiento de Negocio
El objetivo de esta etapa será llegar a un entendimiento común entre el equipo especialista del sistema y el equipo experto de la empresa en cuanto a cuáles son los procesos actuales de la empresa y cuáles son sus expectativas con respecto a la implementación del ERP.
3) Parametrización – Configuración
En esta etapa se deberá configurar la herramienta bajo los parámetros definidos en la etapa anterior. Además esta etapa deberá ser la indicada para llevar a cabo pruebas de lo configurado.
4) Preparación Final
El objetivo de esta etapa será cubrir con todos los requerimientos previos a la salida en vivo. Aquí es donde se deberá llevar a cabo la capacitación de los usuarios finales así como la del administrador del sistema ERP. Adicional en esta etapa se deberá cumplir con pruebas finales del sistema, ajustes del mismo y preparación de saldos iniciales para la salida en vivo.
5) Puesta en Marcha
Finalmente, esta etapa está orientada a la puesta en marcha del nuevo sistema, su principal objetivo es salir del ambiente de pruebas y empezar a trabajar sobre una base definitiva de Producción. Adicional se enfoca en el soporte que se requiera durante las primeras semanas de trabajo así como en los ajustes de mejora de desempeño que puedan requerirse. Sin embargo, es necesario conocer que hay vida después de implementar un ERP.
