Los cinco primordiales procesos de negocio para tu empresa: finanzas, logística, producción, recursos humanos, marketing y ventas logran un mayor desempeño cuando alcanzan compenetración entre sí, dominando los datos necesarios de uno, para que los otros puedan actuar o planificar en base a resultados registrados previamente.
Un Enterprise Resource Planning (ERP) por sus siglas inglés, es un sistema integral de gestión empresarial, que busca la optimización de los procedimientos a lo interno de nuestro sistema de negocios, para dar mejores resultados en el sistema de finanzas.
¿Cómo nacieron los Sistemas ERP?
Los Sistemas ERP surgieron durante la segunda guerra mundial, durante esta etapa bélica, el gobierno estadounidense utilizó sistemas especiales para motorizar los recursos materiales que se empleaban en el frente de batalla, denominado en su momento Planeación de los Requerimientos Materiales (Material Requirements Planning, MRP) por sus siglas en inglés. Durante las siguientes dos décadas a la segunda guerra mundial, estos sistemas irrumpieron en los espacios de producción, ya que permitían una mejor distribución en los inventarios, de acuerdo al consumo y la demanda real.
Durante la década de los años 80 evolucionaron al punto de dar origen a los MPR II (Planificación de Recursos de Manufactura), la idea principal era el monitoreo de los recursos de una empresa, entre ellos la manufactura, el marketing, las finanzas, la ingeniería y los procesos.
En los años 90 el panorama industrial mutó con un incremento de la competencia global, organizaciones trasnacionales, incremento en las demandas mundiales, aumento de intercambios monetarios; haciendo así que los software existentes cayeran en la obsolescencia. Luego de esto se produjo una unión entre los MRP y los MPR II, produciendo así los ERP.
¿Para qué se implementa un sistema ERP?
También puede interesarte: Etapas para implementar un Sistema ERP en tu empresa
Nuestras empresas requieren de optimizaciones en todos sus procesos, para lograr a su vez mejores resultados; esto se da a través de un conglomerado de situaciones que deben conjugarse para lograr un fin último. Básicamente un sistema ERP debe lograr lo siguiente:
- Incremento en la productividad
- Aumento de calidad
- Perfeccionamiento en la atención al cliente
- Disminución en los costos
Estos cuatros elementos son básicos para evaluar la eficacia de nuestro sistema ERP. A partir de ahí se generan otro tipo de beneficios que solo buscan la optimización de los procesos; por ejemplo un manejo más eficaz de los datos, acceso a la información de forma rápida y oportuna, exclusión de procesos innecesarios, reducción de tiempos, etc.
Las experiencias en distintas empresas ofrecen cinco dimensiones de Beneficios de un ERP
Dimensión operacional
Las actividades operacionales se refieren a los procesos diarios de adquisición y consumo de recursos. La periodicidad de estas actividades está favorecida su automatización a través de la implementación de información y tecnología.
Dimensión gestión
En esta etapa se involucran la distribución y el control de los recursos, a través de la centralización de información en una sola base de datos.
Dimensión estratégica
Para esta dimensión se proponen seis beneficios, para apoyar el crecimiento, las alianzas estratégicas, innovación en el sistema de negocios, liderazgo en sistema de costos, diferenciación en los productos, construcción de enlaces externos.
Dimensión infraestructura de tecnologías de información
Esta dimensión provee una infraestructura de aplicaciones integrada. De igual forma ofrece oportunidades en la reducción de costos en la tecnología de la información; aumento en las capacidades de infraestructura tecnológica.
Dimensión organizacional
Los beneficios organizacionales surgen en sentido de la eficacia de las estrategias previamente seleccionadas.
Asimismo el sistema ERP ofrece un conjunto de beneficios en cada uno de los principales procesos de negocio existentes en una empresa:
Finanzas
La unificación de datos recabados, tiempo real, ayudan a la observación de registros operacionales y la constatación de la eficacia de estos últimos en los resultados financieros. Esta correlatividad en registros de operaciones y resultados financieros, determina un mejor entendimiento y toma de decisiones. Asimismo con un módulo de finanzas en un ERP es posible trazar de mejor forma las medidas estratégicas de rendimiento, para perfeccionar los costos estratégicos a lo interno de la empresa.
Producción
Contar con una base de datos que unifique la disponibilidad de productos para venta, distribución y gestión de materiales, potencia la eficiencia en el espacio productivo, tomando en cuenta todos los procesos productivos.
Logística
La logística y distribución es parte esencial en el sistema ERP, integrando la producción con la distribución, tomando en cuenta las ventas y los informes financieros. De igual forma los sistemas ERP deben estar provistos de soportes que faciliten el proceso de distribución.
Ventas y Marketing
El sistema de ventas y marketing se ve ampliamente favorecido con la aplicación de sistemas ERP. La implementación de diagnósticos de rentabilidad, posibles a través de una base de datos que contiene costos, ingresos y volúmenes de venta en tiempo real. Un elemento importante, es que con los Sistemas ERP, las empresas pueden ofrecer fechas exactas en la entrega de pedidos y compras.
Recursos humanos
El sistema ERP debe integrarse de igual forma al departamento de RR.HH, proporcionando una base de datos, en la que se integren la información de todo el personal, en cuanto a ingresos, egresos, pagos, nóminas, beneficios, en fin, todas las actividades de las que se encarga este departamento y que pueden verse mejoradas con la aplicación de recursos informáticos en la empresa.
En conclusión
La implementación de un Sistema ERP permite la robustez en la calidad de los negocios y las empresas. La asistencia brindada, puede generar costos en la adquisición del hardware, la implementación e incluso en la adquisición de licencias, pero estos costos son visiblemente minimizados con la reducción de costos en la producción, debido a la optimización de cada uno de los procesos; es decir, la reducción en los excedentes, aunado a visualización y previa organización de los rangos de acción en cada departamento.
Sin duda los objetivos de negocio se ven favorecidos con el rendimiento, a través de la conversión de datos en información para la gestión. No es casualidad que el 58,9% de las empresas a nivel mundial, hayan implantado una solución de gestión integrada, para optimizar las decisiones corporativas, sin temor a equívocos.
