La transición a un sistema centralizado de planificación de recursos empresariales (ERP) es un cambio importante. Si bien los beneficios del software ERP son enormes, es importante asegurarse de que su empresa esté lista para adoptarlo. Hoy, compartimos algunas formas clave para garantizar la preparación comercial antes de seguir adelante. De esta manera, estarás preparado para el éxito desde el principio.
La dificultad del cambio organizacional
Es fácil entender la urgencia subyacente que precede a la mayoría de los cambios organizacionales. La necesidad de cambio a menudo está impulsada por una debilidad o brecha inherente que debe abordarse.
Sin embargo, tanto en el ámbito personal como profesional, el cambio rara vez es fácil. Esto es especialmente cierto cuando emprende un proyecto para toda la empresa que requerirá ajustes importantes en la forma en que opera su fuerza laboral.
Dicho esto, es importante abordar el cambio estratégicamente. La preparación puede ayudar a garantizar que su empresa esté lista para aceptar el cambio.
¿Qué es la preparación empresarial?
La preparación empresarial es un aspecto de la preparación general de ERP. Se refiere al grado en que sus empleados y otras partes interesadas están preparados para el cambio organizacional.
Antes de comenzar un proyecto de ERP o incluso seleccionar un proveedor de ERP, es fundamental realizar una evaluación de preparación comercial. Este es esencialmente un análisis que puede ayudarlo a determinar si su empresa está lista para aceptar el cambio.
Algunas de las preguntas importantes para hacer incluyen:
¿Cuál es el alcance del cambio?
¿Qué impacto tendrán los cambios de proceso en los roles individuales de los empleados?
¿Tenemos el apoyo y la aceptación de nuestro equipo ejecutivo?
¿Nuestra cultura acepta el cambio?
¿Qué atributos organizacionales harán que el cambio sea desafiante?
¿Tenemos un plan de gestión de cambios?
¿Está integrado nuestro plan de gestión de cambios con nuestro plan de proyecto?
Beneficios de realizar una evaluación de preparación empresarial
¿Por qué debería tomarse la molestia de realizar una evaluación de preparación comercial antes de someterse a una implementación de ERP? Cuando lo haga, podrá comprender mejor lo siguiente:
Nivel de alineación entre liderazgo, gestión de proyectos y gestión de cambios.
Nivel de resistencia al cambio
Causas fundamentales de la resistencia al cambio
Efectividad de los esfuerzos de comunicación del liderazgo con respecto al proyecto hasta el momento
Claridad de los objetivos del proyecto y la estrategia empresarial.
Claridad de los roles y responsabilidades del equipo del proyecto.
Calidad e integridad del plan de gestión del cambio organizacional.
Una evaluación de preparación comercial es una de las mejores prácticas de implementación de ERP que recomendamos a los clientes. Tomarse el tiempo para llevar a cabo esta evaluación puede ayudarlo a descubrir las frustraciones de los miembros del equipo, los desafíos organizacionales y otros problemas clave antes de dar el siguiente paso.
Lo que es más importante, enfatiza la importancia de la gestión del cambio, que puede ser útil si está tratando de incluirlo en su presupuesto para ERP.
1. Crear una estrategia de gestión de cambio organizacional
En última instancia, su nuevo sistema integrado debería generar beneficios comerciales de ERP, pero solo si existen pasos estratégicos para garantizar la adopción del usuario.
El desarrollo de una estrategia de gestión del cambio organizacional puede ayudarlo a lograr el ROI que espera. Le ayuda a administrar y minimizar la resistencia de los empleados y a construir una competencia de cambio general.
2. Garantice el apoyo ejecutivo
En pocas palabras, un proyecto ERP no puede sobrevivir sin el soporte y la aceptación de su equipo. Los ejecutivos y las partes interesadas clave de su empresa deben apoyar visiblemente la visión, estrategia, costos y riesgos del proyecto. Además, también deben participar en las decisiones clave e informarse sobre los recursos que necesitará en el camino.
3. Comunicarse clara y frecuentemente
Este no es un proyecto para mantener en secreto hasta su fecha de lanzamiento. En cada paso del camino, es importante comunicarse con los empleados.
Un buen lugar para comenzar es respondiendo la pregunta fundamental, “¿Qué es el software ERP?” Si bien esto puede parecer obvio, se sorprenderá de cuántas empresas asumen que los empleados no se preocupan por este tipo de detalles.
Los empleados también quieren saber sobre las nuevas responsabilidades laborales y los cambios en sus roles dentro de la organización, por lo que debe estar preparado para comunicar los impactos del cambio de los nuevos sistemas.
Cuando considere la mejor manera de diseñar su estrategia de comunicación, tenga en cuenta su cultura organizacional. En otras palabras, considere los valores que guían el comportamiento y las emociones de su fuerza laboral al determinar cómo transmitir información importante.
4. Proporcionar capacitación personalizada para el usuario final
Además de dudar, su fuerza de trabajo podría resistir completamente el nuevo software porque parece demasiado complicado o confuso. Aquí es donde entra en juego la capacitación personalizada para el usuario final.
Es esencial trabajar con su consultor de software para proporcionar a cada empleado individual la capacitación específica que necesitan para comprender el nuevo sistema. Hacerlo les ayuda a sentirse empoderados, no intimidados, por las nuevas tecnologías y procesos.
