Unos de los factores más importantes dentro de las empresas es la comunicación, debido a que a partir de ésta comienza el crecimiento de la organización. Hacer reuniones es un punto relevante dentro de todas las actividades que deben hacer los dueños con todos sus encargados y empleados en general, ya que en ellas se establecerán tanto las normas a seguir constantemente como estrategias y actividades a desempeñar para el desarrollo de la organización.
Existen diversos tipos de reuniones; de directivos, de directivos y personal y las que se hacen únicamente de todos los empleados con algún jefe o coordinador, todas tienen un punto en común, tratar de constituir engranajes que sirvan para tomar las decisiones acertadas en la empresa, determinar actividades, tiempos de entrega y objetivos cuantificables.
Por qué la importancia de tener juntas eficientes
Es una realidad que no podemos pasar por alto, las juntas de trabajo llevan tiempo y en ocasiones demasiado. Pero por otra parte es importante mencionar que son grandes oportunidades que de ser bien utilizadas, resultan de provecho para la empresa y la hacen crecer en todos sus ámbitos, ya que además de establecer nuevas ideas, pueden relucir diferentes puntos de vista que terminarán por conformar una decisión general, y también, con ellas de acuerdo a lo que establezcan, permitirán a la compañía innovar para mejorar y éxitos de la misma.
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Por otro lado, es importante tomar en cuenta a todo el personal, no sólo a los puntos de vistas y decisiones de los directivos, sino a cada uno de los empleados que conforman la organización, ya que tomar en cuenta cada una de las opiniones de los trabajadores sea cual sea su cargo, será una motivación adicional, al saber que los proyectos que se realizan partiendo desde su visión e ideas establecidas, logrando mucho mayor compromiso con la empresa y por ende harán que sean más productivos. Dentro de las reuniones debe incentivarse a todo el equipo de trabajo a exponer sus ideas para así innovar en grupo y crear una buena relación entre los empleados que permita un mejor desenvolvimiento de las funciones empresariales. Además, nunca sabes de dónde pueden surgir las mejores ideas.
Pasos para llevar a cabo una buena reunión
Al momento de hacer una reunión es preciso cumplir una serie de pasos para que esta sea efectiva y para que el tiempo de su duración se administre al máximo con la finalidad de dejar puntos claros listos para ser ejecutados. A continuación te presentamos 5 secretos para realizar reuniones exitosas:
1. Analizar objetivos
Principalmente deben analizarse los objetivos a ver si se están cumpliendo, para que a partir de ellos se estudie si es necesario o no convocar a una reunión.
2. Orden del día
Luego de pautar a la junta para elaborar la reunión es preciso hacer una orden del día en el que se coloquen los puntos a tratar dentro de la reunión, los cuales no deben pasar de cinco.
3. Agenda informativa
Respectivamente de haber establecido fecha y hora de la reunión, debe notificarse al equipo de trabajo de la empresa para que asistan y sean puntuales en la hora de llegada, así como también tengan en cuenta que deben llevar ideas para proponer durante el debate.
4. Conservar la calma
Este es otro de los puntos importantes a tener en cuenta al momento de organizar una excelente reunión empresarial ya que es muy probable que durante su desarrollo surjan temas que generen estrés o incomodidades, y para ello debe tenerse paciencia y no reprender o alterarse frente a los miembros del grupo empresarial.
5. Generar conclusiones
Finalmente se dan a conocer las conclusiones, donde la junta envía un papel estilo carta, en el que se presentan los objetivos establecidos, los puntos tratados y los resultados obtenidos, dicho documento debe enviarse a través del correo electrónico a cada uno de los integrantes de la organización.
¿Cómo hacer las reuniones y en cuánto tiempo?
En cuanto al desarrollo de una reunión dentro de la empresa en la que se encuentren los empleados que la conforman con su directivo, primeramente debe iniciarse a tiempo para respetar la puntualidad establecida y por respeto a quienes la cumplieron; luego la reunión debe dedicar los primeros minutos de su inicio a para aclarar todos aquellos puntos fundamentales; seguidamente se debe continuar el desarrollo que se estableció en el plan, para después tratar en medio de la reunión cada uno de los temas considerados como los más importantes.
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Posteriormente, el jefe o coordinador de la reunión debe enfocarse en dirigir el proceso de los debates que se forman entre los empleados, mientras esto transcurra no puede permitir que ninguno se imponga ante la reunión, y luego dejar un tiempo al final para que los participantes expresen sus dudas. Seguidamente se sintetizan las conclusiones, se resumen las opiniones, contribuciones positivas y sugerencia, y muy importante se agradece la asistencia de los asistentes. Es importante recalcar que la duración de la reunión va a variar dependiendo de los puntos a tratar y finaliza luego que todo se aclare y queden establecidos los que se plantearon para ser dichos en ella.
