Como contador reconozco la importancia de contar con una buena planeación financiera en las empresas, gracias a este proceso puedo reducir costos, optimizar recursos y ser más productivos. Actualmente es indispensable para mantener una empresa viva en un mercado tan competido. Sin embargo, varios de nosotros no empleamos esta práctica correctamente debido a un alto volumen de trabajo y a la falta de información en las organizaciones. Hoy quiero compartirte mi experiencia…
Elaborando mi Estrategia Fiscal
La Dirección General de la empresa de la cual formo parte desde hace ocho años, me convocó a una reunión para presentar mi plan de trabajo. Este año estaba emocionada pues tenía en mente un extrategia distinta para la empresa, un plan sumamente útil que ayudaría a la organización y sobretodo a mis directores a entender el panorama y conocer la información adecuada para tomar decisiones. Estaba por presentarles mi Estrategia Fiscal.
Cuando terminé mi presentación, todos se asombraron ante este concepto y preguntaron; “¿qué es esto?”, inmediatamente respondí que se trataba de un plan diseñado para diferir la carga tributaria del negocio. Al escuchar la explicación, el director de operaciones respondió; “¡¿De qué diablos estás hablando, contadora… durante todos estos años no has entendido que ya contamos un plan?! Según, el licenciado José, este plan consitía en enfocarnos en pagar menos impuestos, situación que nunca se ha cumplido y todos los años hemos tenido que pagar multas y recargos, sintoma de una gestión sin planeación.
Ante esta postura expliqué a toda la mesa que atenta quería conocer mi postura y les hice entender la importancia de no confundir la Estrategia Fiscal con la actividad ilegal o clandestina que se venía desarrollando en la empresa durante los últimos años con la compra de facturas apócrifas, pues lo que yo había desarrollado era una herramienta que nos convertiría en una empresa eficiente, pero ante todo, estaríamos siendo responsables con el cumplimiento de las obligaciones fiscales dentro del marco de la ley.
No conformes, insistieron en una explicación más convincente:
“Antes de elaborar una planeación fiscal, primero investigué los beneficios de dicha estrategia, requerimientos y características particulares, me encontré con información que podía ayudarme a ponerla en práctica, evitando errores y sobre todo cumpliendo en tiempo y forma para la dirección. Sin embargo, me llamó la atención que en muchos libros y sitios en internet mencionan la importancia de contar con un sistema ERP, pues permite gestionar correctamente la contabilidad, las compras, ventas e inventarios, sin olvidar el recurso humano de la organización, esto solo por mencionar algunas de las tantas ventajas de contar con un Sistema Administrativo en la empresa”.
Preparé una lista con cada uno de los puntos que iba a utilizar y comencé paso por paso. Quiero recalcar que éste no es un proceso fácil y seguramene encontrarán dificultades en cada una de las etapas posteriores.
El camino a seguir
Al momento de Analizar la información, encontré datos poco útiles debido a que nadie había actualizado la información, no contábamos con reportes financieros y todos los recursos que podían proporcionarnos se encontraban dispersos. Perdí demasiado tiempo actualizando la información pues tuve que buscar en diferentes lugares para encontrarla. Desde archivos viejos de contabilidad, hasta carpetas en diferentes computadoras con archivos en excel y otras hojas impresas que no sabíamos quién o cuándo se habían creado.
Al realizar un diagnóstico general de la empresa me percaté que teníamos que modificar demasiados procedimientos operativos, nuestra forma anticuada y obsoleta para operar nunca nos dio orden y organización, además de que a la dirección jamás le brindó la seguridad para tomar buenas decisiones. Me dolía la cabeza de pensar en todo el trabajo que sería cambiar nuestra operación y manera de hacer las cosas, esto no sería una tarea sencilla e implicaba cambiar departamentos y personal que por muchos años trabajaron de forma incorrecta pensando que era la mejor manera de operar. Esto implicaría cambios sustanciales para cada uno de los directivos de la empresa. Sin embargo piénsenlo bien, los cambios son positivos y las buenas prácticas siempre requieren esfuerzo.
Después de obtener una radiografía de todo el negocio empecé a buscar las diferentes alternativas en el mercado para ayudar a mi empresa y así organizar los procesos y generar los cambios necesarios para determinar el tiempo que nos llevaría implementarlos. Debido a que carecemos de una metodología de trabajo adecuada y poco clara, la implementación y la adecuación de los procesos sería larga y sobre todo costosa.
Después de una exhaustiva reunión y ya con la radiografía de la organización en mis manos que demostraba cómo se encontraba la empresa en esos momentos, la dirección general comprendió la necesidad de contar con un Sistema Administrativo que nos ayudara a crear e Implementar nuestra estrategia fiscal que acababa de proponer, la cual generaría un ahorro sustancial en la empresa traduciéndose en mayor utilidad. Lo mejor definitivamente sería que estaríamos cumpliendo con las disposiciones fiscales establecidas.
No podemos olvidar que el resultado de una correcta estrategia puede verse afectado si no se siguen las normas o políticas establecidas desde un principio, por lo que es indispensable dar seguimiento a la operación del negocio y la coordinación de las actividades fiscales. De igual manera, cualquier estrategia que optemos por utilizar no será permanente y siempre es necesario adecuar nuestro negocios al entorno y cambios en el mercado. ¡Para sobrevivir es una obligación actualizarse!
Conclusión
Como contadores de una empresa u organización nuestro papel debe ser fundamental para la decisión de adquirir e implementar un Sistema de Gestión. Nuestro peso debe ir más allá de los temas contables, pues al final del día todas las cuestiones fiscales y contables repercuten en la operación y crecimiento del negocio. Debemos ser partícipes de un proceso tan importante, desde la evaluación hasta la implementación del mismo.
Cumplir con las obligaciones fiscales no implica tener que pagar más o menos impuestos de lo que estamos obligados, realmente esto se traduce en aprovechar lo beneficios y estímulos fiscales que nos ofrece la ley dentro de un marco de legalidad y transparencia.
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