En este post te compartimos el asesoramiento de expertos sobre cómo documentar los procesos comerciales, qué nivel de detalle necesitas y cómo utilizar tu documentación durante el proceso de selección de un ERP.
¿Está planeando implementar un sistema ERP para ayudar a reducir costos y aumentar la eficiencia? Para lograr estos objetivos, primero deberás comprender tus procesos actuales y determinar qué funciona y qué no.
Esto se denomina documentación del proceso de ERP y es una actividad importante durante la fase de descubrimiento de la selección de ERP.
¿Por qué debería realizar la documentación del proceso ERP?
La información que salga a la luz durante la documentación del proceso dirigirá el curso de todo su proyecto. Esta es una herramienta que le permite hablar sobre los requisitos de ERP que presentará a los posibles proveedores de ERP. Le ayuda a definir lo que necesita que proporcione el nuevo software y las funciones sin las que puede vivir.
A medida que profundiza en sus flujos de trabajo actuales, también identificará los puntos débiles, que conducirán a debates sobre la mejora y la estandarización de procesos.
Otro beneficio de la documentación de procesos de ERP es que se puede utilizar para educar a los empleados sobre los flujos de trabajo de un extremo a otro. Por ejemplo, las personas en el sector del transporte marítimo pueden conocer las ramificaciones financieras de las decisiones que toman.
Finalmente, la documentación del proceso es beneficiosa durante la fase de diseño y prueba de implementación. Puede consultar la documentación para asegurarse de que el nuevo sistema ERP cumpla con los requisitos de su negocio.
6 consejos para la documentación del proceso ERP
1. Comience con sus procesos centrales
En lugar de mapear todo su estado actual, comience con sus procesos centrales, como el cumplimiento de pedidos y la adquisición de pedidos. Mapee estos procesos a un alto nivel, enfocándose en mapear lo que los empleados posteriores quieren y rastrear cómo les llega.
2. Involucre a varios departamentos y solicite su opinión
La tarea de la documentación del proceso no debe aislarse únicamente del C-suite o de algunos departamentos selectos. Su nuevo software ERP afectará a toda su empresa, por lo que es importante incluir a los empleados de toda la organización y preguntarles sobre los puntos débiles que están experimentando.
Los procesos relacionados con estos puntos débiles son los que querrá mapear con mayor detalle. Esto le ayudará a identificar las causas fundamentales.
Para realizar un seguimiento de todas las entradas, recomendamos organizar los puntos débiles en tres categorías:
- Relacionado con el proceso
- Relacionado con los sistemas
- Relacionado con las personas
3. Mantenga las mejoras de procesos en un alto nivel
Una vez que haya entendido sus puntos débiles, es hora de comenzar a mejorar el proceso. En esta etapa inicial, simplemente necesita definir mejoras de alto nivel. En otras palabras, no defina a un nivel de detalle dónde está hablando sobre lo que está haciendo el sistema ERP. De lo contrario, puede terminar teniendo que personalizar el sistema ERP que eligió cuando descubra que no cumple con los detalles exactos de sus procesos.
4. Sea flexible con la estandarización de procesos
Los procesos estandarizados pueden ayudar a una organización a funcionar como una máquina bien engrasada. Sin embargo, al estandarizar los procesos, es importante permitir cierto grado de flexibilidad.
Esto es especialmente cierto si su negocio está muy extendido y abarca varias ubicaciones.
Si bien los procesos en todas las ubicaciones pueden parecer estandarizados, puede haber diferencias matizadas en términos de detalles. Por ejemplo, un almacén puede seguir un proceso de extracción específico, mientras que otro almacén puede tener un diseño diferente que requiere un proceso de extracción diferente.
Debería estandarizar tanto como pueda, pero siempre hay limitaciones. Estas limitaciones se harán más evidentes a través del mapeo de procesos.
5. Comprender el “por qué”
¿Cuántos procesos utiliza su empresa sin tener idea de por qué se instituyeron en primer lugar? “Esa es la forma en que siempre se ha hecho” no es exactamente una respuesta.
Recomendamos tomarse el tiempo para discutir el “por qué” detrás de cada uno de sus procesos comerciales actuales. ¿Por qué tiene sentido hacerlo de esta manera?
Verá que los proveedores de ERP rara vez piden estas explicaciones, pero es uno de los primeros elementos que discutirá con un consultor de ERP. A través de este ejercicio, es posible que descubra que puede estandarizar y simplificar un proceso que siempre se ha realizado de cierta manera, pero sin una buena razón que explique por qué.
6. Reúna los requisitos de ERP
Los hallazgos de la documentación de su proceso pueden ayudarlo a crear una lista de requisitos de ERP. Al crear esta lista, puede ceñirse principalmente a las capacidades de alto nivel (por ejemplo, la funcionalidad CRM). Sin embargo, si hay algún área que se está diferenciando para proporcionar una ventaja competitiva, puede entrar en más detalles al documentar este requisito.
