La transformación digital puede crear una ventaja competitiva y posicionar a su organización para el crecimiento futuro, pero no sin una comprensión total de la importancia del cambio.
¿Qué es una transformación digital?
Si su iniciativa es realmente una transformación digital, eso significa que está cambiando más que su tecnología: está experimentando un cambio a gran escala y alterando fundamentalmente las estructuras, los procesos y los trabajos cotidianos de los empleados.
Por otro lado, si la nueva tecnología simplemente mejora uno de estos elementos, entonces su proyecto podría denominarse mejor implementación de ERP.
Siempre que una organización implemente nueva tecnología, debe considerar la posibilidad de un cambio a gran escala. La nueva tecnología es una oportunidad para rediseñar los procesos comerciales y mejorar la eficiencia. Esto resulta más difícil después de que una solución tecnológica ya está en su lugar. Tal vez desee seguir con los negocios como de costumbre por ahora, pero ¿qué pasa con cinco años en el futuro cuando desea perseguir la transformación digital? La tecnología configurada para sus antiguos procesos de negocios puede no admitir nuevos procesos, al menos sin una amplia personalización.
Cómo implementar un cambio a gran escala
Cuatro palabras: gestión del cambio organizacional. Esa es la única forma de cambiar con éxito a su personal, procesos y tecnología. Es posible que haya escuchado que se llama capacitación de personas, transición de la fuerza laboral o implementación de procesos de negocios, pero el término más preciso es la gestión del cambio organizacional, ya que abarca todo, desde comunicaciones hasta capacitación.
Teniendo en cuenta la importancia de la gestión del cambio, nos gustaría ofrecer una visión general de alto nivel de una metodología eficaz de gestión del cambio:
1.Prepararse para el cambio
Debe realizar un análisis de riesgos y evaluar la preparación de su organización. Esto implica identificar las características del cambio, así como los atributos de la organización, como la cultura y el estilo de liderazgo. Estas evaluaciones preparan el escenario para desarrollar una hoja de ruta de estrategia de gestión de cambios, que incluye un equipo de gestión de cambios propuesto, así como un modelo de patrocinio.
2. Gestionar el cambio
Siguiendo su hoja de ruta de gestión de cambios, puede desarrollar un plan de comunicaciones, un plan de gestión de resistencia y un plan de entrenamiento. Un plan de comunicaciones implica una evaluación de las partes interesadas y un resumen de los mensajes clave. Al desarrollar un plan de capacitación, debe realizar una evaluación de necesidades y un análisis de brechas, luego documentar los requisitos de su negocio.
Los empleados y ejecutivos tienen diferentes perspectivas sobre el cambio. Si bien el ejecutivo puede ver la eficiencia del proceso y el ahorro de costos, el empleado ve nuevas habilidades requeridas, cambios en su entorno de trabajo y una posible pérdida de estatus. Es por eso que necesita una metodología de gestión del cambio que aborde la comunicación, la gestión de la resistencia y el entrenamiento.
3. Reforzar el cambio
Debe recopilar comentarios de los empleados para evaluar los resultados de las actividades de gestión del cambio. Identificar las causas profundas y los focos de resistencia lo ayudará a implementar acciones correctivas. Si algunos de sus cambios son exitosos, debe celebrarlos para asegurar el éxito continuo.
4. Reducción de la resistencia al cambio
Los ejecutivos escuchan la palabra “cambio” y piensan en ahorros de costos y ganancias de eficiencia. Los empleados escuchan la palabra “cambio” y piensan en responsabilidad adicional y posible pérdida de trabajo. Como era de esperar, los empleados casi siempre se resisten al cambio organizacional.
Los empleados pueden negarse a aprender nuevos procesos, o pueden hablar negativamente sobre el proyecto entre los compañeros de trabajo. Esto puede ralentizar su transformación digital y puede experimentar problemas de calidad y una productividad reducida. Si los empleados no usan su nuevo software o siguen nuevos procesos comerciales, no logrará los beneficios comerciales que espera.
Una forma de reducir la resistencia al cambio es aumentar la participación de los empleados. Por ejemplo, los empleados pueden ayudar a calificar el proyecto. Puede ejecutar un concurso y pedirles que presenten posibles nombres de proyectos y logotipos de proyectos.
También puede reducir la resistencia respondiendo preguntas clave: ¿Por qué estamos cambiando? ¿Qué estamos cambiando? ¿Quién va a cambiar? Lo más importante, debe responder la pregunta, ¿Qué hay para mí? Debe explicar cómo los empleados se beneficiarán del proyecto, no solo cómo se beneficiará la organización.
