Si estás pensando adquirir un Sistema de Gestión ERP o recientemente implementaron uno en tu empresa o negocio, seguramente te estés preguntando; “¿Le estoy sacando el máximo provecho al sistema?” o “¿Qué puedo hacer para exprimir hasta la última gota de mi sistema?” bueno, pues queremos compartirte nuestra experiencia y 4 puntos básicos para obtener el máximo rendimiento de tu Software ERP.
Un ERP es un sistema informático que facilita la gestión de una empresa en todas sus áreas o departamentos. Desde el proceso de abastecimiento y la producción, hasta el control del proceso comercial para la salida de la mercancía en los diferentes puntos de venta de una empresa.
La finalidad de un Sistema de Gestión ERP es generar una base de datos limpia en donde controles toda la información en tiempo real que te permita: agilizar la toma de decisiones, ahorrar tiempo y recursos, incrementar la productividad de tus empleados y por supuesto mantener el control de todos tus procesos.
Dudas o cuestionamientos sobre los Sistemas ERP
Normalmente el proceso de evaluación de un Sistema ERP por parte de los dueños y directivos de las empresas viene acompañado de ciertas dudas y cuestionamientos como; ¿qué hace diferente a un ERP de los Sistemas Administrativos convencionales? Sin duda una excelente pregunta que nos encantaría responderte a continuación.
La gran diferencia de un Sistema de Gestión ERP a los Sistemas Administrativos empaquetados o tradicionales, es que el primero es capaz de adaptarse a las diferentes operaciones de una empresa sin importar el tamaño o giro comercial. Sin embargo, esta cualidad de adaptación también puede ser un arma de doble filo. Un ERP está compuesto de diferentes módulos y configuraciones que no todas las empresas necesitan, por ello, la importancia de que las personas involucradas en la compra o implementación de un ERP conozcan a la perfección la operación de la empresa y tengan clara la escala de necesidades y procesos que desean eficientar con el sistema.
La Navaja Suiza
Imagina que tienes en la mano una navaja suiza, sí, como la que usaba MacGyver o la que te regaló tu papá cuando eras niño y que has guardado toda la vida. ¿Sabías que una navaja suiza convencional cuenta con 30 funcionalidades diferentes? ¡Demasiadas! ¿cierto? Ahora ponte a pensar cuántas de ellas has utilizado o te han salvado la vida en un campamento con tus hijos. Si al igual que nosotros solo has usado la ‘hoja grande’ para cortar cuerdas o alguna botella de plástico, entonces perteneces al 85% de las personas que tiene una Navaja Suiza.
Una navaja Suiza al igual que un ERP está compuesta de diferentes herramientas y funcionalidades que podemos usar de acuerdo a nuestras necesidades del momento
Ahora, aclaremos. No por esto queremos decir que una navaja sea inútil o inservible sino todo lo contrario, una navaja al igual que un Software ERP está compuesta de diferentes herramientas y funcionalidades que podemos usar de acuerdo a nuestras necesidades del momento y en el caso de alguna otra exigencia en el futuro, tendremos una “Navaja suiza” a nuestra disposición para ayudarnos a crecer y a solventar cualquier proceso de forma adecuada, pero sobre todo, de manera integral.
De ahí la gran recomendación para las Pymes de contar con un Sistema de Gestión, pues en muchas ocasiones éstas no tienen una estructura o proceso definido, y el uso de un Sistema de Gestión promueve las buenas prácticas en la operación de una empresa a través de acciones que generan productividad, agilidad y estructura para la organización.
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Si estás evaluando un Sistema ERP para tu empresa o negocio, seguramente te estés preguntando si estás exprimiendo hasta la última gota para gozar de los beneficios de la herramienta. Queremos compartirte 4 principios básicos que te ayudarán a sacar el máximo provecho de tu Software ERP.
1. Captura la información en tiempo real
Para obtener resultados, necesitas emprender acciones. Esto quiero decir que para obtener el mejor rendimiento de tu ERP es necesario que alimentes el software. Todos los Sistemas de gestión funcionan gracias a la información, y si deseas obtener reportes, gráficas y datos útiles en tiempo real es indispensable capturar cada operación y cada movimiento en el instante en que se llevan a cabo.
Además de alimentar tu sistema con información veraz y actualizada, esta práctica promueve la productividad al actuar al instante, evitando errores y recapturas en tu operación. Agregando que todos los colaboradores tendrán reflejado los movimiento más actuales de la organización en su computadora.
2. Elabora tus presupuestos
Para que tu negocio alcance los resultados esperados, necesitas hacer un pronóstico de los ingresos, costos y ganancias o pérdidas. No elaborar presupuestos es un error muy común en los dueños y directivos de las empresas. El ERP te facilitará esta tarea y te proporcionará una herramienta clave para una administración sana y sostenible.
3. Activa las notificaciones y alertas por medio de email o una app
Una de los grandes beneficios de un Sistema ERP es que este es capaz de informarte en todo momento y en cualquier lugar sobre la situación de tu compañía y del comportamiento del Sistema. Recuerda, las máquinas deben trabajar para nosotros pero es indispensable programarlas para que estas puedan brindarnos las herramientas e información adecuada para actuar correctamente.
4. Configura los tableros de control
Por último, y no menos importante, es necesario que configures los tableros de control del software. Esto te permitirá visualizar desde cualquier dispositivo, gráficas y reportes con los indicadores más importantes de tu empresa. Determina cuáles son tus metas y objetivos para que así configures las métricas que te darán la información del desempeño de las diferentes áreas en la compañía. Como CEO, tu misión es disponer de esta información para dirigir a tus colaboradores y así obtener los resultados que esperas.
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Conclusión
¿Recuerdas la última vez que compraste un automóvil? Te aseguraste de que todo funcionara correctamente, ¿cierto? Con un Sistema de Gestión ERP es igual, debes de conocer tus procesos para poder configurar el sistema a las necesidades de tu empresa. Siempre esperando que nunca tengas que utilizar las “bolsas de aire” de tu sistema, pero en caso de ser necesario tengas la certeza de que todas las medidas de seguridad funcionarán correctamente. Te garantizamos que esto puede salvar la vida de tu compañía.
One Comment “Cómo sacarle Jugo a tu Sistema de Gestión ERP”