Con el paso de los años el avance de la tecnología es cada vez mayor. Esto ha traído como resultado que muchas áreas de la vida del ser humano se hayan optimizado para detrás atrás ciertos métodos tradicionales de hacer las cosas y adaptarse a las facilidades y las posibilidades que ofrece el avance de la tecnología. Sin duda ha cambiado y sigue cambiando mucho gracias a esto, no solo en el aspecto personal sino también en el laboral.
Desde el año 2004 se aprobó en México el sistema de facturación electrónica. También conocido como Certificado Fiscal Digital (CFD), la facturación electrónica es el comprobante que tanto vendedores como compradores utilizan ante las autoridades y auditorías internas. Como es bien sabido, a nivel mundial la emisión de una factura es una actividad vital que debe realizar todo comerciante, así como de igual forma toda organización. Una factura puede hacerse de forma manual o digital. Si bien muchos países aún no han realizado el cambio de facturas manuales a digitales, como ya hemos dicho, en México es una obligación desde hace más de diez años.
De forma eficiente muchas compañías de software administrativo lograron desarrollar dichos sistemas de facturación electrónica para que adapten a las necesidades tanto de los compradores como de los vendedores. México sin duda es uno de los países de Latinoamérica que más adelantado está en este modelo de facturación. Es de suma importancia y una gran ventaja para el país, ya que desde que se ha establecido dicha normativa, existe mayor control y un mejor seguimiento en los procesos contables, lo que se traduce en más transparencia en las operaciones de las empresas.
El SAT (Servicio De Administración Tributaria) es quien aprobó y delimitó las normas para realizar las facturas fiscales y es obligatorio que las empresas se apeguen a lo establecido, de esta manera se puede comprobar los impuestos y se controla mejor el IVA. El panorama de la eficiencia del control del IVA en Latinoamérica es un poco distinto al de los países Europeos. En la mayoría de los países Latinoamericanos existe mucho fraude o negligencia a la hora de la declaración y gestión del IVA. Razón por la cual se ha buscado formas de cambiar esto y cumplir con los objetivos de administración tributaria.
La implementación de la nueva tecnología de sistemas de facturas electrónicas ha sido una gran ventaja para el gobierno de México en sus deseos de reforzar el control del IVA. Es por esto que, como lo mencionamos anteriormente, se ha vuelto una obligación para todas las empresas y para todo comerciante cumplir con este método de facturación.
Asimismo, no solo el país se ve beneficiado gracias a este modelo de facturación, para las empresas también trae múltiples ventajas. Primeramente se ahorra mucho en gastos administrativos y de operaciones. Esto se debe a que los gastos de impresión disminuyen considerablemente. En el caso de aquellas empresas que compraban facturas ya impresas se ahorran ese dinero. Además, que se evita más los errores al realizar una factura por ende no se pierde papel utilizando otro documento para corregir el error previo.
Además, existe un mejor manejo, gestión y seguridad de la información tanto de los clientes como de la empresa. Se evitan acumulación de papeles y mejora el proceso de las auditorías internas. Gracias a esto también el envío y recepción de facturas se vuelve mucho más sencillo, ya no hay la necesidad de enviar las facturas por alguna encomienda, sino que se puede enviar escaneada por correo electrónico o por fax. Esto también evita posibles pérdidas de facturas importantes.
El manejo de los sistemas contables mejora a gran escala tanto para las empresas públicas como para las privadas, así como también a nivel gubernamental. Esto gracias a que una factura electrónica tiene el mismo valor legal que las facturas manuales de papel.
Otra de las grandes ventajas de los sistemas de facturación electrónicas es que estos son altamente seguros. En el caso de México, el SAT establece el uso de la criptografía para proveer a cada contribuyente con una clave pública y otra privada. Toda factura electrónica que se genere en el país ha de llevar dos firmas digitales que comprueban la validez del documento. Estas firmas no se pueden alterar gracias al cifrado de firmas especificado anteriormente. Una de las firmas es provista por el emisor de la factura usando su clave privada. La otra es emitida por un tercero autorizado que firma con los datos de fecha y hora del timbrado. Al intentar alterar el documento será evidente puesto que el cifrado de claves fallaría.
Es importante que los cifrados de clave y el método de criptografía que se decida utilizar en el proceso de factura fiscal sea lo suficientemente complejo, de esta manera se evita las posibilidades de que sea descifrado y que algún tercero no autorizado puede emitir facturas en nombre de otra persona o de otra entidad.
México es el país que encabeza la lista de los países latinoamericanos con más facturas digitales emitidas. Sin embargo se debe acotar que son realmente pocos los países de Latinoamérica que utilizan este sistema. En Ecuador este sistema es obligatorio, especialmente para las empresas privadas. En Panamá está implementado este sistema desde el año 2008 pero se debe contar con una autorización para llevarlo a cabo. En Colombia, por su parte, es opcional, se puede usar tanto la factura electrónica como la manual.
Se debe tener en cuenta que cada país tiene una serie de características y requisitos para la emisión de facturas digitales, por ende, en el caso de las empresas multinacionales, estas deben estar conscientes de las características y de los cambios que se exigen en cada país para que este tenga validez.
Si aún no te has actualizado verifica que tu Sistema de Gestión se encuentra actualizado con las nuevas reglamentaciones de la Resolución Miscelania Fiscal que ha publicado el Sistema de Administración Tributaria (SAT).
