Décadas atrás donde no había controles ni candados apropiados el personal podía ser parte o estar involucrado en fraudes, ya que podían pedir materiales para uso personal con solo una requisición de compra. A partir de ese momento se desarrollaron procesos y medidas establecidas para garantizar que no se practique ningún fraude. Actualmente el procedimiento de compras contempla que la solicitud debe pasar por varias manos para garantizar su precisión, necesidad. y transparencia.
Sin embargo. el formulario de requisición de compra es el documento generado por un departamento, usuario o por el personal de almacén para notificar al departamento de compras los artículos que se necesitan pedir, la cantidad y el marco de tiempo de entrega. La compra en una empresa comienza con la recopilación de requerimientos. Las requisiciones de compra y las órdenes de compra son documentos clave en el proceso de adquisición de los artículos que la empresa necesita para su operación, estandarizando el proceso de pedidos interna y externamente.
Los puntos clave sobre la requisición de compra son los siguientes:
- Es una solicitud que se realiza al departamento de compras para adquirir cierta lista de materiales.
- Necesita la aprobación de la organización de compras.
- Es un documento interno; es decir, permanece dentro de la organización.
¿La requisición por naturaleza está diseñada para proteger la gestión del negocio?
Con las órdenes de requisición implementadas se evitan las posibilidades de fraude. Los activos de la compañía también están protegidos.
Centralización del proceso de compras
Cuando una organización requiere que todas las requisiciones se realicen de forma centralizada a través del departamento de compras, es fácil administrar todo el proceso.
Los compradores también se benefician, ya que ahora pueden agrupar las compras y aprovechar el poder de compra de la organización para negociar mejores términos. Desde hace años están siendo apoyados por la tecnología la cual facilita que el Departamento de Compras utilice un sistema de control de inventarios, procedimientos de compras y surtimiento de requisiciones más moderno, cuya característica principal es su incorporación al Sistema Integral de Información Administrativa, que se ha venido desarrollando e instalando desde hace varios años, funcionando en la mayoría de empresas de todos tamaños de esta manera se mejora la calidad y rapidez en el servicio, tener un mejor control de entradas y salidas de almacén, así como del gasto de las empresas y negocios se considera parte de los objetivos del departamento y de la compañía.
Existen diferentes empresas con desarrollos de productos integrados con soluciones para empresas pequeñas medianas grandes y corporaciones.
