Antes de emprender en cualquier negocio, es importante tener conocimiento de todo lo relacionado a este, y entre todos los factores que deberás considerar, hay diferentes procedimientos que harán que tu empresa se vuelva más productiva.
En este artículo te hablaremos del proceso de abastecimiento en las empresas. Al hablar del proceso de compra, nos referimos a la serie de actividades que le permiten a tu empresa adquirir eficientemente los productos necesarios para el buen funcionamiento del negocio.
Para realizar este proceso, es necesario planificar correctamente, o por lo menos tener en mente qué se va a comprar y cuándo se comprará; productos especializados, marcas concretas, cantidades, modelos, etc, que cubrirán y satisfacer las necesidades de tu organización, para lograr el mejor servicio y productos para tus clientes. La planificación es fundamental para realizar el proceso sin errores al momento de elegir y adquirir los productos necesarios.
Probablemente te has preguntado cómo puedes mejorar este proceso, la respuesta dependerá del tamaño y organización de tu empresa, y para eso hemos preparado 7 principios básicos para realizar un proceso de compras eficiente y te aseguramos que al llevar a cabo estas prácticas en tu negocio obtendrás mejores resultados ahorrando mucho tiempo y dinero.
1. Identifica qué actividades conforman tu ciclo de compra
Al entender a la perfección el proceso completo y conocer a detalle cada una de las actividades empleadas, podrás saber donde es necesario reducir la carga de trabajo y qué hacer para automatizar estas funciones.
Todo tu equipo involucrado en el proceso debe conocer el ciclo de la empresa, pues serán los encargados de la detección de áreas de oportunidad y analizar los indicadores para medir los resultados. Cuando tengas presente el cien por ciento de las actividades por realizar entonces serás capaz de poner en marcha la estrategia necesaria para mejorar todo el proceso.
2. Forma un equipo de compras
Es importante contar con el personal calificado para realizar el proceso lo mejor posible en el menor tiempo posible, es por ello que debes reunir a un grupo de personas dentro de la empresa, que cumpla con las habilidades y competencias para realizar y administrar el proceso de la compra que vas a realizar.
Para que tu equipo pueda tomar decisiones en el proceso, es necesario que cuente con la información a la mano y que tenga por escrito la explicación de cada paso, así ahorrarás tiempo y evitarás cualquier tipo de confusión en el camino.
3. Realiza el presupuesto
Este es uno de los pasos más importantes, pues es aquí es donde determinarás cuánto puedes gastar y cómo lo vas a gastar.
Elaborar tu presupuesto te permitirá marcar objetivos y plazos de ventas para la entrega de productos. Sabrás perfectamente cuánto estás invirtiendo y cuánto debes vender para cumplir con los objetivos y tener el capital necesario para seguir comprando tu material o mercancía.
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4. Crea una lista de proveedores
Cuando tienes una empresa, la lista de los proveedores potenciales de los productos o servicios que requieres empieza a crecer. Crear una lista te ayudará a tener al día toda la información de contacto e interacción de cada movimiento con tus proveedores.
El objetivo principal es que puedas tener a la mano la información necesaria para elegir a los mejores y con el paso del tiempo puedas crear alianzas. Trabajar en conjunto con tus proveedores te permitirá obtener mejores precios y siempre contar el material necesario para tu producción.
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5. Revisa las especificaciones del producto
Para lograr suministrar de forma eficiente tu empresa, es importante realizar una lista que reúna todas las especificaciones con las que cuenta el producto que vas a adquirir.
Al hacer esto, estarás garantizando que te llegue exactamente el producto que necesitas y no uno equivocado. Asegúrate de que el producto cumpla perfectamente con las características que te ayudarán a ofrecer un producto de calidad para tus clientes.
6. Planea tus compras
Sin lugar a dudas este es el paso más importante. Aquí podrás evaluar el resultado de los pasos anteriores con la correcta elaboración de tu pedido. Tienes que tomar en cuenta muchos factores como los tiempos de entrega, la evaluación de las diferentes cotizaciones y la revisión exhaustiva de tu presupuesto antes elaborado.
Al tener el registro de cada uno de estos aspectos te permitirá mantener el orden y evitarás comprar innecesarias y gastos no calculados para tu organización.
7. Toma en cuenta la tecnología
Actualmente es casi indispensable contar con un Software que te permita automatizar todo este proceso. Implementar un Sistema ERP o algún Programa Administrativo te ayudará de forma notable en tres aspectos clave:
- Elaborar presupuestos con información actualizada y con la facilidad de visualizar tus datos a través de indicadores configurables.
- Registrar la información de cada uno de tus proveedores y determinar con facilidad quién es tu mejor opción en el momento de planificar los pedidos.
- Determinar el momento exacto para realizar tu próximo pedido, incluso un Sistema de Gestión ERP es capaz de realizar pedidos en automático gracias al control y gestión de inventarios.
