Si tenías en mente invertir en un Sistema ERP lo primero que debes preguntarte es; ¿estoy listo para hacer una implementación en mi empresa? ¿estoy preparado para empezar? Si la respuesta es “sí” adelante… Eso sí, ten en cuenta que deberás involucrar a varios participantes en el proceso, especialmente a las gerencias, y cada uno deberá estar muy bien informado.
En este post vamos a analizar paso a paso cómo se implementa un Sistema ERP. Todos los aspectos que deberás tener muy bien organizados antes de empezar y los pasos técnicos que debes seguir durante todo el proyecto.
Los pasos previos a la implementación de un ERP
1. Analiza tu situación
Deberás analizar los problemas que tiene tu empresa, las ventajas competitivas y las limitaciones. Así como investigar y analizar cuáles son las operaciones que se pueden mejorar, definiendo los procesos prioritarios según las metas que tenga tu organización.
2. Plantea bien tus necesidades antes de contratar a un proveedor
Si ya tienes en mente incorporar un Sistema de Gestión ERP en tu empresa te segerimos que antes de buscar y seleccionar un posible proveedor, comiences creando RFP como documento de ayuda. En él deberás plasmar tus requerimientos del proyecto y presentarlo a tus proveedores seleccionados. Así ellos te podrán ofrecer una solución que pueda cumplir con tus necesidades.
Crear este documento será muy útil en el proceso de selección, ya que podrás ver qué proveedores te ofrecen una solución que se acerca más a tus objetivos y así seleccionar uno con verdaderos argumentos.
3. Evalúa a cada uno de los posibles proveedores
Es importante tener referencias sobre ellos, ver qué han opinado otros clientes de su servicio y que te transmitan cierta confianza.
Te sugerimos a que antes de seleccionar un proveedor le pidas una demostración personalizada del Sistema ERP, para así poder evaluar si es una empresa estable y si te transmite confianza a ti y a todo tu equipo de evaluación.
4. Selecciona al proveedor
Selecciona al que te ofrezca una solución a tu medida y no un Sistema ERP con mil funciones que no vayas a utilizar. Recuerda que no siempre lo más caro y lo más completo es lo mejor. Igual tu empresa necesita algo más sencillo. Hecho esto deberás contratar sus servicios y empezar la implementación del ERP.
5. Define un equipo de trabajo
También es importante que el proyecto vaya liderado por una persona concreta, un jefe de de proyecto, para que así pueda existir seguimiento y una buena comunicación entre tu empresa y el proveedor.
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Los pasos a seguir durante la implementación del ERP
1. Presentación del cronograma
Es muy importante que la empresa que te vaya a hacer la instalación de ERP te mantenga informado de todo y establezca un cronograma detallado con las actividades a realizar, las fechas de inicio y las fechas estimadas para el fin. Así como tener establecidas las entregas en cada una de las etapas de la implementación.
2. Revisar la integridad de la base de datos
Lo que al final hace un ERP es unificar todos datos en un mismo lugar. Por lo tanto, la integridad de los datos es uno de los pasos más importantes en la implementación ya que estamos hablando de un sistema de información.
3. Instalar el hardware
La inversión viene sobre todo en la instalación del hardware ya que se deben eliminar las antiguas tecnologías que se tengan en la empresa e instalar un servidor.
4. Instalar el software (piloto)
Por norma general se instala un software piloto que servirá de prueba para ver si todo funciona correctamente y para hacer las primeras pruebas. Esto debe ser un paso con mucha precaución, ya que el software siempre es lo más importante en este proceso.
5. Capacitación de todo el personal involucrado
Esto quiere decir que todos los empleados deben ser capaces de utilizar la herramienta para beneficiar su trabajo. Para conseguir esto es importante hacer una formación en la que se muestre la manera en la que van a poder sacar el máximo partido de la herramienta.
Existen algunos Sistemas ERP más complejos o avanzados que requieren una formación algo más técnica. Además, también cabe destacar que por norma general se entrena al equipo utilizando ese piloto construido en el paso anterior.
6. Análisis continuo
Siempre hay posibilidad de mejorar, por lo que se debe evaluar continuamente posibles adecuaciones del sistema.
