¿Sabes qué es una orden de servicio (OS) y lo esencial que es para una gestión más eficiente de las demandas de una empresa? Esta te permite hacer seguimiento a todas las solicitudes más fácilmente, priorizar los pedidos más importantes y controlar mejor el presupuesto comercial.

Actualmente muchas empresas se encuentran automatizando de procesos, ya que es muy común que las tareas del día a día se acumulen al grado de hacer que los colaboradores pierdan de vista la importancia que tienen dentro de los procesos las órdenes de servicio.

Sin embargo, saber cómo preparar e implementar este documento permite optimizar el desempeño de las diferentes áreas involucradas. Así que para que todo marche como se debe, te compartimos algunos tips para mejorar tu servicio al cliente con un mejor seguimiento a órdenes de servicio.

¿Qué es una orden de servicio?

La Orden de Servicio (OS) es un documento en el que se formaliza el trabajo a realizar para un cliente específico. Así, cuando un cliente tiene una solicitud de servicio, se cierra el trato entre el administrador o un empleado y la persona atendida, se emite una orden de servicio para que exista una comunicación interna indispensable sobre un trabajo que debe realizarse.

Entonces, en la orden de servicio debe describirse la información e indicaciones necesarias sobre lo que se realizará, la fecha y el lugar, así como los datos sobre el cliente para poder identificarlo.

¿Para qué se usa una orden de servicio?

El documento sirve para ordenar de manera general un servicio a prestar. Es un soporte de datos importante – sobre el cliente, el servicio o recordatorios – y también es una especie de autorización para el inicio de un determinado servicio.

A partir de las notas especificadas en una orden de servicio, es posible que el gerente o el propietario de la empresa calcule los materiales que se utilizarán en esta entrega, así como el tipo y cantidad de mano de obra necesaria para realizar con éxito el servicio, dentro del plazo estipulado.

¿Cómo se hace una orden de servicio?

Las ordenes de servicio pueden variar mucho de una empresa a otra, pero en general debe contener la siguiente información:

  • Fecha de la solicitud
  • Nombre de la persona que solicita el servicio
  • Nombre del responsable que llevará a cabo dicho servicio
  • Folio o número del servicio para poder identificarlo cuando sea necesario
  • Descripción del servicio a realizar
  • Descripción de materiales que se requieren para dicho servicio
  • Monto a cobrar y forma de pago

Tips para mejorar tu seguimiento a órdenes de servicio

Ya que sabemos lo necesario e importante de las órdenes de servicios, ahora veamos algunos tips que te ayudarán a mejorar tu servicio al cliente implementando este documento y proceso en tu empresa:

Estandariza el formato

La estandarización de un documento de orden de trabajo es cada vez más simple. Hacer las notas a mano y con los lineamientos que cada técnico considera es cosa del pasado, aprovecha los avances tecnológicos y crea un formato digital.

Los formatos más comunes elegidos son archivos en Word, Excel o incluso PDF, que luego pueden imprimirse y entregarse al equipo técnico.

Integra y comunica a los colaboradores

Es importante que todos los colaboradores entiendan la importancia de llevar un control adecuado y ordenado a través de las órdenes de servicio, una vez que tengas el formato estandarizado y en digital compártelo con tus colaboradores para que todos implementen el mismo.

Familiariza a tus clientes con el formato

Tus clientes también deben saber lo necesario sobre los procesos que lleva tu empresa para ofrecerles un servicio, permíteles conocer tu formato para lograr una comunicación clara y sin malos entendidos.

ManagementPro Services es la herramienta que te ayuda con el seguimiento a órdenes de servicio

Una buena noticia para las empresas que se dedican a la renta y venta de impresoras y multifuncionales es que existen herramientas tecnológicas diseñadas específicamente para cubrir sus necesidades administrativas y operativas.

ManagementPro Services es el software ERP en México desarrollado bajo los lineamientos y procesos que requiere la industria SAI. Con este programa podrás crear y dar seguimiento a órdenes de servicio, elaborarlas desde cero y hacer los envíos automáticos.