Cuando estás iniciando un negocio, realizas una inversión en la compra de los productos que vas a comercializar, al principio conoces todo lo que compraste para mantener un buen stock, pero con el paso de los meses descuidas el inventario y es un error que la mayoría comete.  Es necesario que lleves un control de tus existencias que no te gane la pereza, si dejaste pasar el tiempo y no sabes por donde iniciar, continua leyendo para que conozcas los beneficios que puedes tener al llevar un control de tus inventarios.

Un inventario con una buena gestión te permite conocer el valor real de tu inversión, si eres de las personas que quiere crecer, es crucial una buena gestión para tener el flujo de efectivo que necesitas para impulsarte o irte a la quiebra.

El inventario

El concepto de inventario en un negocio se basa en todos los productos y/o materias prima que posees para la futura venta. El inventario está formado por todo el stock del negocio que no se ha vendido, la materia prima que posees (crear nuevos productos) y todos aquellos productos que se encuentran en el proceso de producción que próximamente estarán disponibles para su venta.

Es muy importante que controles todos los artículos que existan en tu inventario, esta información te permite saber la situación real para realizar decisiones administrativamente que siempre se reflejará en un buen servicio al cliente.

Con la información correcta de tu inventario, siempre tendrás las siguientes ventajas:

  • Conocer en que época se vende menos o más de ciertos productos para que estés preparado.

  • Comprar en cantidades mayores disminuye el precio de cada producto.

  • Realizar promociones de los productos que tengan caducidad o se estén deteriorando para desplazarlos.

  • Conoces que producto se mueve más en determinado período y anticiparte a la compra para que sigas vendiendo y tengas la aceptación de tus clientes.

  • El inventario lo tienes tanto en el balance general como en el estado de resultados.

Tipos de Inventarios

Los tipos de inventarios que puedes utilizar en tu negocio dependerá de tus necesidades actuales, los cinco principales son:

  1. Inventario Perpetuo:  Debes registrar las operaciones de todos los productos de una manera que puedas conocer en cualquier instante el valor de tu inventario final, el costo de lo que vendiste y la utilidad o pérdida bruta.  Te ayuda a tener un mayor control, por estar siempre actualizados los registros en el inventario.

  2. Inventario Intermitente: Lo puedes efectuar varias veces al año y puedes recurrir a él por diversas razones.

  3. Inventario Inicial: Cómo su nombre lo indica, se realiza al inicio de tu operación

  4. Inventario Final: Lo realizas al cierre de tu ejercicio fiscal

  5. Inventario Físico: Es el inventario donde tienes que contar, pesar (si fuera el caso), llevando tus anotaciones de cada uno de los diferentes productos que tengas en existencia en el día que lo realizas.

Cómo ahorrar dinero realizando un inventario correcto.

Al realizar una buena administración de tu inventario puedes ahorrarte mucho dinero:

  • Evitar pérdida: Los productos que tienen mucho tiempo en tu inventario por no desplazarse en el momento en que se decidió ponerlo a la venta (pasados de moda o no tienen el interés que esperabas) al conocerlos puedes evitar pérdidas y mover el producto lo más pronto posible.

  • Ahorrar en costos de almacenamiento: No debes almacenar demasiado tiempo tus productos, el costo de estos pueden variar en extremos o vas acumulando producto que no tiene la salida que esperabas incrementan tus costos de almacenamiento.

  • Evitar el deterioro de productos: Administrar bien tus inventarios te ayuda a evitar el deterioro de los productos o perdidas innecesarias, por ejemplo, si vendes productos con fechas de caducidad (alimentos, cremas) si no se mueven a tiempo del inventario se te van a quedar y significa una perdida que no podrás recuperar.

  • Administrar el Flujo de efectivo: Una buena administración de tu inventario te ayudará a mejorar el flujo de caja, debes sacar el producto para que se pueda vender de lo contrario no generarás ingresos, pagaste dinero en efectivo, es momento de recuperarlo.  No podrás pagar a tus proveedores por productos que no se venden.

Conocer el valor de tu inventario, te ayuda a tomar decisiones al momento de realizar la compra de productos que te hacen falta, adquirir la cantidad correcta es una buena planificación para no tener problemas al vender los productos y contar con el dinero para volver a invertir.

Con un Sistema Administrativo puedes llevar el control de tus inventarios sin ningún problema, un sistema es fundamental para ayudarte a conocer los productos que tienen mayor aceptación entre tus clientes y no una simple intuición al momento de realizar tus compras, es sencillo, te ayuda ahorrar mucho dinero.  Con orden y un buen control evitarás tener productos que no se vendan y por consiguiente menos perdidas monetarias.

Beneficio de hacer un inventario correcto
Tener tu inventario al día es un ahorro a largo plazo, puede ser laborioso pero debes programar periódicamente, es necesario para que puedas proyectar el flujo de efectivo para las siguientes compras.

Cómo realizar el control de inventarios.

Puedes ayudarte con un Sistema de Punto de Venta,  este te ayuda a clasificar tus productos por categorías, si los productos tienen códigos de barras no los cambies, utilizarlos te ayudan a ser más ágil, sólo necesitas un lector de códigos de barra para ser más rápido y disminuir el tiempo de espera de tus clientes.  Llevar el control de los inventarios te ayuda a tener disponible la contabilidad, esta involucra dos importantes aspectos:

  • El costo del inventario comprado.
  • El costo del inventario se retiene en las cuentas de tu negocio hasta que es vendido.

La valuación de los inventarios se realiza de acuerdo a una base específica en términos monetarios, comúnmente se utilizan estos 4 métodos en los negocios o empresas:

  • Identificación específica: Se utiliza en los negocios donde los productos o artículos iguales con características individuales (referencia, número, marca y costo).    Se utiliza para llevar registros para identificar los productos con precisión y su costo exacto, estos se identifican a través de una compra y su factura.  Se puede determinar el costo de ventas específico y valuar el inventario final con el costo especifico de los productos.

  • Primeras entradas primeras salidas (PEPS) (en inglés FIFO): Uno de los más utilizados en una tienda, cuando compras los productos y son los primeros en entrar al inventario son los primeros en ser vendidos (costo de ventas) o consumidos (costo de producción). Para los productos que tienen caducidad es muy importante tener en cuenta lo anterior, este método se aplica a todos tus productos, de lo contrario se van desgastando, puede haber algún cambio en la presentación del producto y luego no poder venderlos.  El inventario final está formado por los últimos artículos que entraron a formar parte de los inventarios.

  • Últimas entradas primeras salidas (UEPS) (en inglés LIFO): El método UEPS para realizar el cálculo del costo del inventario es el opuesto del método PEPS. Los últimos productos que compraste son los primeros en venderse o consumirse, el objetivo es que en el inventario final te queden los productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan constantemente, financieramente aplicar este método, implica un mayor valor del costo de venta debido a que determinas con base a los últimos productos adquiridos que por lo general son más costosos.

  • Costo Promedio: al utilizar este método realiza el promedio de los costos de los productos con los movimientos de almacén que se haya realizado.  Se utiliza cuando tienes existencia negativa en tu almacén, cuando detectes existencias negativas debes tomar el último costo correcto en vez de realizar el cálculo para que no se dispare el costo.  Este se puede calcular de la siguiente manera:  = [(Existencias x Costo Promedio actual) (Cantidad que entra o sale x Costo Unitario)]/ Existencias +/- Cantidad que entra o sale.

Puedes realizar el inventario de varias maneras:

  • Manual:  En una libreta (que se vas a confundir y abortarás el realizarlo) o en una hoja de cálculo

  • Sistema: Con un Sistema de Punto de Venta o Software Punto de Venta te ayuda a realizar esta tarea, de una manera sencilla, practica y rápida y te ayuda a prevenir el famoso robo hormiga que provoca un fuerte impacto en tus utilidades.

No importa el método que elijas, debes realizarlo de una manera periódica y tener estrategias para el éxito y crecimiento de tu negocio.

Beneficio de tener el control de inventarios

Beneficios de hacer un inventario

A continuación te presentamos algunas técnicas que te pueden ayudar a tener un mejor flujo de caja en tu negocio y tener un mejor control en tus inventarios:

  • Planeación de contingencia

    Debes realizar un plan de contingencia para los riesgos que puedas tener, estos problemas pueden paralizar a un negocio por no estar preparado. Por ejemplo:

  1. Te quedas sin producto por el aumento de las ventas.

  2. Falta de espacio en tu inventario para colocar productos de mayor venta.

  3. Productos que no se desplazan rápido y ocupa espacio en tu almacén.

  4. No tienes flujo de efectivo y no puedes pagar producto que necesitas.

  5. Mal cálculo de inventario (menos productos).

Realmente estás preparado para esta situación. ¿Qué vas hacer? ¿Cómo resolverás el problema? ¿Cómo afectará al negocio?  Busca donde están los riesgos y aplícate a realizarlos.

  • Comunicación con tus proveedores

Tener una buena relación con tus proveedores puede ser un dolor de cabeza, pero te puede ayudar en situaciones complicadas, debes mantener una buena relación esto puede ayudarte para administrar tu inventario, no compres si no lo necesitas o solicita el mínimo del mínimo de compra y hazle saber cada cuando necesitas que te surta.

  • Prioriza tus productos

Debes tener prioridad para la gestión de tu inventario, debes separar los productos con mayor rotación, por ejemplo:

  • Productos de alto valor con venta baja: requiere de mucha atención, son ventas impredecibles

  • Productos de valor medio con venta moderada: Están ahí, no debes descuidarlos, son productos que vendes siempre

  • Productos de valor bajo con venta altas: no necesitan de mayor atención, siempre se están vendiendo.

  •  Predicciones en la demanda

Gran parte de la buena gestión de inventario es realizar una planeación y un pronóstico en la demanda esperada, esto evitará incrementar el costo en tu operación. Debes llevar un registro en la rotación de productos de temporada y poder realizar un pronóstico más acertado, la realidad es que no sabes que productos son y cuáles debes considerar. Analiza los siguientes puntos para que puedas realizar una proyección certera de tus ventas:

  • Ventas realizadas el año pasado en la misma semana
  • Próximas promociones
  • Tendencias en el mercado

Si se te ocurre algo adicional para realizar un pronostico más preciso, inclúyelo.

Control de inventarios
  • Auditoría

Un sistema de punto de venta puede ayudarte a saber la cantidad de productos que tienes en el inventario, sin importar lo anterior es necesario que realices un inventario físico para comparar los resultados que tienes en el sistema con lo real.

Existen varios métodos para realizarlo:

  1. Inventario físico: Normalmente se realizan una vez al año y es a fin de año cuando lo realizan los negocios, lleva mucho tiempo, son cansados y pueden afectar a la operación del negocio, pero son necesarios.

  2. Punto de comprobación: Debes elegir un producto, contabilizar su existencia en tu inventario y realizar una comparación con lo que debe ser. Es un complemento del inventario físico.

  3. Ciclo de conteo: Se realiza durante todo el año, puede ser diario, semanal o mensual, por lo general se seleccionan los productos de mayor valor para un conteo con más frecuencia.

¿Cuándo debes realizarlo?

Es fundamental, destacar la periodicidad con la que realizas tu inventario. No existe una regla establecida que te diga cada cuánto tiempo es mejor. Si bien es cierto que las empresas se ven obligadas a realizar inventario una vez al año, normalmente coincidiendo al hacer cierre del ejercicio y poder valorar las existencias de la empresa, seamos sinceros, no es la mejor de las alternativas.

Te aconsejamos realizar el inventario al menos una vez al año, la mayoría de las empresas aprovechan el fin de año para realizarlo para cerrar un ejercicio fiscal y hacer el recuento de sus activos.

Dependiendo del tamaño del negocio, puedes programarlo un día que es probable que tengas que interrumpir tus actividades diarias o para un fin de semana, otra opción es que realices un inventario cíclico.  Para que tengas mejores resultados, es necesario contar con una herramienta que te ayude a realizarlo fácilmente como un Sistema Punto de Venta, para realizar mejores prácticas.

En resumen:

  1. Contar con un Sistema Punto de Venta que te ayude a conocer las existencias disponibles en tu negocio para poder actualizarlas.

  2. Establecer una programación de inventarios físicos y que se respete.

  3. Asignar precios y realizar los cambios en los precios de costo y de venta, para poder realizar el cálculo de la utilidad bruta que genera cada artículo.