Los informes personalizados son una de las funciones que podemos utilizar en un software ERP. Se trata de una información que podemos obtener de manera automatizada a partir de todos los datos que vamos introduciendo en nuestro software a diario.
Si tu empresa tiene su sistema TPV conectado con tu ERP, cada vez que se produce una venta, se genera un ticket o se crea una factura, los datos aparecen en tu software. Cuando se vende un producto, el stock se actualiza automáticamente y puedes obtener una serie de datos que te pueden aportar conocimiento sobre lo que está pasando en tu empresa.
Muchos de estos datos nos pasan desapercibidos cuando gestionamos nuestras ventas, inventario y contabilidad de manera manual. Por lo general, los pequeños empresarios no disponen de tiempo para elaborar informes a partir de los datos. Lo lógico es utilizar un sistema ERP con inteligencia de negocios en el que además puedas obtener informes personalizados.
Tipos de informes que puedes encontrar en un ERP
Hay varios tipos de informes que puedes encontrar en un ERP y que te pueden aportar información sobre lo que está pasando en tu negocio.
Informe de ventas por meses
Un informe de ventas por meses nos permite ver una comparativa del volumen de facturación que ha tenido lugar a lo largo de un período de tiempo. Si elegimos que ese período sea un año, veremos comparativamente cuánto se ha vendido cada mes.
Este informe puede ser útil para analizar el éxito de nuestro Departamento de Ventas. No obstante, hay que tener en cuenta que una mayor facturación no siempre significa mayor beneficio, por lo que deberíamos compararlo con los gastos.
Informe de ingresos y gastos
Este informe puede resultar más completo, ya que nos permite comparar cuál ha sido la relación entre ingresos y gastos en un período de tiempo. A partir de esta información, podemos saber el beneficio bruto (antes de impuestos y amortizaciones) que hemos obtenido durante un tiempo. Podemos analizarlo por meses, trimestres o incluso años.
A partir de este informe, vamos un paso más allá y podemos ver el éxito de nuestra estrategia empresarial. Se trata de un informe importante para entender nuestro estado de tesorería y también para conocer la evolución de nuestro negocio a lo largo del tiempo.
Informe de productos más vendidos
Otro informe que te puede interesar consultar a menudo es el de productos más vendidos. ¿Cuáles son aquellos productos que más se han vendido durante el último mes? ¿Están aumentando o disminuyendo las ventas de ese producto con respecto al mes anterior?
Son datos que ayudarán de manera significativa a nuestro departamento de compras y también en la gestión de stock. Si un producto aumenta sus ventas de manera considerable, quizás puedas verte metido en una rotura de stock dentro de poco, por lo que te convendría fijar un stock mínimo para que esto no te ocurra y puedas tomar mejores decisiones de compra.
Informe de ventas por delegación o área geográfica
Quizás tu empresa dispone de tiendas en Madrid, Barcelona y Valencia. Quieres comprobar la marcha de cada una de ellas. Con un informe de ventas por delegación o área geográfica, podrás evaluar comparativamente dónde estás teniendo un mayor éxito y en qué áreas o delegaciones tu negocio no está funcionando.
Esto te puede ayudar a tomar decisiones estratégicas, como tomar medidas para aumentar las ventas en otras delegaciones, o incluso plantearte abrir o cerrar tiendas en determinados lugares.
Informes de fabricación
Se trata de un tipo de informe que puede ser de gran relevancia si tu empresa dispone de un área de fabricación. Para controlar la producción, necesitas un sistema de control de fabricación en el que se te proporcionen datos sobre el estado de las órdenes de producción, sobre los productos validados o defectuosos, así como de otras variables relevantes.
Formas de visualizar informes
Un aspecto importante son los informes y otra la forma de visualizarlos. Dependiendo de la vista que quieras tener, puedes elegir entre un modelo u otro.
Lista: ves una relación de datos en formato lista o tabla, donde puedes ordenar de mayor a menor, de menor a mayor, por fecha o de acuerdo con otros criterios.
Diagrama de barras: es un gráfico en el que podemos ver los datos del informe en una gráfica comparativa sobre dos ejes (x, y), poniendo en relación dos variables. Por ejemplo, el volumen de facturación en cada mes del año.
Gráfica circular: es el famoso gráfico en forma de queso, que nos permite ver la proporción de una unidad porcentual en relación con el total.
La visualización de los datos permite que podamos conocer el rendimiento de diferentes áreas de nuestro negocio de manera más intuitiva.
Además, unido a los informes gráficos, también es importante tener inteligencia de negocios, que nos permita observar diferentes variables de rendimiento en tiempo real para poder hacer frente a la toma de decisiones. Si ya estás convencido y quieres tomar el control de tu negocio te compartimos por tiempo limitado nuestro DEMO GRATIS, pica aquí.
