Mejores prácticas para administrar tus inventarios

Para que un negocio funcione correctamente es necesario llevar un adecuado control de sus inventarios.

Sin embargo puede ser una tarea no tan agradable, pues mantener al día tu inventario resulta una labor algo difícil de lograr ya que es probable que te topes con muchos problemas en el camino. Es por esto que en Management Pro te queremos dar algunos tips para que gestiones todos tus productos con éxito, continúa leyendo para descubrirlos. 

Tips para llevar un inventario adecuado 

1. Sigue la pista de tu inventario

El primer paso es crucial, debes registrar todos los datos de tu inventario. Estos datos son tu arma secreta; te proporcionan toda la información que necesitas para tomar decisiones de forma inteligente y anticipada.

¿Cómo puedes lograr ésto?

• Manualmente, a lápiz y papel
• Usando hojas de cálculo en una computadora
• Con un Sistema Punto de Venta que incluya la funcionalidad de manejo de inventarios.

>> ¿Qué es un Sistema de Punto de Venta? <<

Aunque la última opción requiere de un poco de inversión, a la larga va a hacer que tu negocio esté vendiendo más, estés ganando más y tus clientes estén más satisfechos.

2. Configura adecuadamente tu Sistema de Punto de Venta

Sea cual sea el sistema que decidas utilizar, es crucial configurarlo correctamente desde el principio. Si no logras capturar la información de manera precisa y completa, puedes tomar decisiones incorrectas al no contar con toda la información.

Cada artículo contiene información que puede ser relevante para tomar decisiones. Los datos que artículo incluye son:

• Número de referencia
• Costo
• Fabricante
• Categoría
• Departamento
• Ubicación
• Información específica del proveedor, como número de pedido y código del proveedor.
• Cualquier otro criterio útil para tu negocio (temporada, color, nombre del diseñador, preferencias del cliente, etc.)

Para entender cómo se mueve la mercancía, se debe realizar un seguimiento del ciclo de vida de cada artículo, desde la fecha de compra del proveedor hasta las fechas de llegada y venta, así como el costo y el precio de venta. Un Programa Punto de Venta moderno registrará automáticamente estos datos por ti.

>> 4 Razones por las cuales necesitas un Punto de Venta <<

3. Pon atención en los costos totales y no solo a las cantidades

La gestión del inventario no se limita solo a tus productos; los dueños de una tiendita exitosa también gestionan el inventario en función de los márgenes de ganancia.

Para gestionar el inventario de esta manera, es necesario saber no sólo lo que más vende, sino lo que está produciendo las mayores ganancias.

También necesitas conocer el precio de venta, (incluidos los descuentos aplicados) de tus artículos.

Con esta información vas a poder:

• Enfocarte en las marcas y vendedores que obtienen los mayores beneficios.
• Conocer los productos de mayor y peor rendimiento por cantidad y por margen.
• Gestionar mejor tus descuentos con una cuenta precisa del coste del artículo.

4. Gestiona tu inventario con un solo sistema

La gestión de tu inventario desde diferentes sistemas es una enorme pérdida de tiempo y es muy fácil cometer errores. Escoger un solo sistema para controlar tus inventarios hará todo mucho más fácil. ¡Creeme! no sólo entenderás cómo se mueven tus artículos, si no podrás crecer abriendo más sucursales o también en la web más adelante.

Un sistema centralizado de inventarios te permitirá:

• Registrar y mantener toda tu información una sola vez
• Reducir los errores causados
• Llenar las órdenes de manera eficiente.
• Supervisar los niveles de inventario

>> 2 Preguntas básicas antes de comprar un Punto de Venta <<

5. Reduce tu inventario al mínimo

Ya sea debido a daños, robo, extravío o mala administración, la reducción del inventario puede afectar tus ganancias significativamente. 

En un estudio realizado en 2012 a varias tiendas se concluyó que el margen de ganancia para los dueños de tiendas en 2011 fue del 4%. Con márgenes tan delgados, la necesidad de reducir las pérdidas causadas por reducción es aún más crítica.

En esta misma encuesta se vio que el 15.3% del inventario reducido es causado por errores administrativos. Si bien es posible que no puedas evitar fácilmente el robo o el daño a la mercancía, puedes mantener un control total sobre los procesos administrativos.

6. Monitorea tus ventas para que nunca te quedes sin mercancía

No puedes vender lo que no tienes, así de simple. De todos los problemas que las tiendas pueden encontrar, quedarse sin inventario demasiado pronto es uno de los más peligrosos. Medir las ventas es una estrategia vital para el crecimiento empresarial, no solo para el inventario.

Puedes predecir mejor las necesidades de compra y asegurarte de que has pedido lo suficiente para la temporada mediante el análisis de las ventas históricas.

¿Qué considerar para tomar decisiones con respecto a tus artículos?

• Mira tus artículos superiores ¿Están vendiendo más rápido de lo esperado? Es posible que debas realizar una orden especial.
• Calcula tu tasa de venta para ver qué tan lejos está a través de tu inventario.
  Ventas promedio % = unidades vendidas / (unidades en stock + unidades vendidas)
• Calcula tus semanas de suministro para ver cuánto inventario te quedará si continúas vendiendo al precio actual.
  Semanas de suministro = (total de inventario físico / ventas semanales promedio.
• Observa los plazos de entrega de tus artículos.
• Comparar las semanas de suministro con los plazos de entrega.

7. Administra tu mercancía antigua, sobre todo la mercancía de temporada

El inventario viejo puede disminuir rápidamente tus ganancias por impedir que traigas nuevo inventario, sin mencionar que también aumentan tus costos de transporte. 

Administrarlo adecuadamente te va a ayudar a evitar estos peligros y en consecuencia aumentar tus ganancias. 

Para asegurar que el inventario adecuado se está moviendo a un ritmo óptimo, las tiendas deben rastrear toda la información del inventario de manera eficiente y efectiva.

Con el sistema de Punto de Venta adecuado y siguiendo nuestras prácticas recomendadas de administración de inventario, podrás mantener al día tu inventario y tener a tus clientes satisfechos con los productos que esperan obtener ¿Aún no cuentas con un Software de Punto de Venta? Prueba nuestra versión gratis por 15 días y comienza tu recorrido al éxito.